Księgi podatkowe i faktury trzymaj przez co najmniej pięć lat

Fiskus ma pięć lat na sprawdzenie prawidłowości dokonanych przez podatników rozliczeń. Przez taki czas należy przechowywać księgi podatkowe i inne dokumenty np. faktury VAT i rachunki, które stanowiły podstawę dokonanych zapisów księgowych. Okres ten może się wydłużyć np. gdy zostanie wszczęte postępowanie egzekucyjne.

Księgi podatkowe, służą udokumentowaniu faktów związanych z ustaleniem wysokości zobowiązań podatkowych. Podstawą zawartych w nich zapisów są różnego rodzaju dokumenty podatkowe, takie jak faktury VAT, kopie złożonych deklaracji podatkowych, jak również dokumenty upoważniające do skorzystania z preferencji oraz ulg podatkowych.

Księgami podatkowymi są: księgi rachunkowe, podatkowe księgi przychodów i rozchodów, ewidencje i rejestry, do których prowadzenia dla celów podatkowych na podstawie odrębnych przepisów obowiązani są podatnicy, płatnicy i inkasenci.

Wymienione powyżej przykłady ksiąg podatkowych stanowią względem siebie alternatywę, co oznacza, że podatnicy w zależności od prowadzonej działalności gospodarczej zobowiązani są do prowadzania ewidencji w oparciu o konkretny rodzaj. Ponadto nie każdy podatnik musi prowadzić księgi podatkowe, czasem wystarczy posiadać odpowiednie dokumenty.

Konieczność przechowywania

Jak wynika z zapisu artykułu 86 § 1 Ordynacji Podatkowej, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Miejscem przewidzianym do przechowywania dokumentacji podatkowej jest miejsce wykonywania działalności gospodarczej lub też siedziba, ewentualnie przedstawicielstwo lub oddział. Warto również podkreślić, że w przypadku, gdy prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu lub innemu uprawnionemu podmiotowi, wspomniane dokumenty powinny się znajdować w miejscu określonym w umowie z biurem rachunkowym lub też innym, wskazanym przez kierownika jednostki.

Ponadto, w razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zobowiązany jest zawiadomić pisemnie właściwy organ podatkowy o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem. Zgłoszenia tego należy dokonać nie później niż w ostatnim dniu istnienia danej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej.

Pięć lat choć może być dłużej

Jak już zostało wspomniane obowiązkiem podatnika jest przechowywanie dokumentacji podatkowej do czasu przedawnienia, wynikającego z niej obowiązku podatkowego. Okres ten z zasady wynosi pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Wymóg ten dotyczy zarówno ksiąg podatkowych, jak też dokumentów podatkowych, takich jak chociażby faktury.

Przykład: przedsiębiorca złożył deklarację VAT za 12/2006 (lub 4 kwartał 2006 r.), termin płatności podatku to 25.01.2007 r., czyli dokumenty ujęte w rejestrze VAT za 12/2006 (lub 4 kwartał 2006 r.) należy przechowywać do końca 2012 roku.

Warto jednak zauważyć, że w niektórych przypadkach okres przechowywania dokumentów może się wydłużyć. Wynika to z faktu, iż bieg terminu przedawnienia może zostać zawieszony lub nawet przerwany.

Dla przypomnienia, zawieszenie biegu terminu przedawnienia powoduje jego czasowe wstrzymanie maksymalnie do trzech lat. W momencie wznowienia, czas, który upłynął przed zawieszeniem, zalicza się do wymaganego okresu koniecznego do zaistnienia przedawnienia zobowiązania podatkowego. Natomiast przerwanie biegu przedawnienia zobowiązania podatkowego, skutkuje koniecznością naliczania całego przewidzianego w tym celu okresu czasu od początku.

Przykładowo, bieg terminu ulega zawieszeniu w razie wniesienia skargi do sądu administracyjnego, natomiast bieg terminu przedawnienia może być przerwany np. w związku z zastosowaniem środka egzekucyjnego lub ogłoszeniem upadłości.

Sankcje za brak ksiąg podatkowych

Należy również pamiętać o ewentualnych karach. Podatnik, u którego stwierdzono brak ksiąg rachunkowych pomimo tego, iż nie upłynął jeszcze wspomniany okres przedawniania zobowiązania podatkowego, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.

Ponadto, brak posiadania dokumentów, na podstawie których dokonywane są zapisy w księgach, przykładowo faktur czy też rachunków, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

Elżbieta Węcławik, Dorota Kępka

Biznes INTERIA.PL na Facebooku. Dołącz do nas i czytaj informacje gospodarcze

Tax Care S.A.
Dowiedz się więcej na temat: faktura | przechowywać | postępowanie egzekucyjne | piana | piano | 5 lat
Reklama
Reklama
Reklama
Reklama
Strona główna INTERIA.PL
Polecamy
Finanse / Giełda / Podatki
Bądź na bieżąco!
Odblokuj reklamy i zyskaj nieograniczony dostęp do wszystkich treści w naszym serwisie.
Dzięki wyświetlanym reklamom korzystasz z naszego serwisu całkowicie bezpłatnie, a my możemy spełniać Twoje oczekiwania rozwijając się i poprawiając jakość naszych usług.
Odblokuj biznes.interia.pl lub zobacz instrukcję »
Nie, dziękuję. Wchodzę na Interię »