Pracowniku, zorganizuj się!

Sobota, 8 czerwca 2013 (06:00)

Pracę zaczyna od kawy, przerwy na papierosa i plotek z koleżankami z działu. Potem jeszcze sprawdzi Facebooka i odpisze na spływające maile. W końcu, gdy już zabierze się do wykonywania ważnych zadań, wpadnie kolega z naprawdę pilną sprawą, a gdy szef zapyta o projekt, zacznie gorączkowo przeszukiwać biurko. W ostatecznym rozrachunku nie zdąży niczego dokończyć, stresuje się i męczy, a pracę zabierze do domu. Jeśli czujesz, że ciebie w pracy też ogarnia chaos, najwyższy czas się zorganizować.

Zdjęcie

Bałagan w miejscu pracy dekoncentruje i przekłada się na chaotyczne działanie /123RF/PICSEL
Bałagan w miejscu pracy dekoncentruje i przekłada się na chaotyczne działanie
/123RF/PICSEL

Zdiagnozuj problem

Powyższy przykład bardzo dobrze ilustruje problem złej organizacji pracy, z którym boryka się wielu pracowników, a przecież właśnie tej umiejętności poszukuje większość pracodawców. Zła organizacja pracy powoduje, że na każdą czynność pracownik musi poświęcić więcej czasu niż jest to w rzeczywistości potrzebne. Szukanie w pośpiechu dokumentów na biurku lub pulpicie komputera przed ważnym spotkaniem jest jednym z najczęstszych przejawów braku organizacji, a ta często interpretowana jest przez pracodawców jako brak solidności. Pracownik, który się spóźnia, albo próbuje wykonywać kilka zadań jednocześnie w obawie przed goniącymi terminami, w efekcie pracuje nie tylko mniej efektywnie, ale również szybciej się irytuje i męczy. A przecież lepsza organizacja pozwala ograniczyć ilość zabieranej pracy do domu, a co za tym idzie gwarantuje pracownikom więcej czasu na odpoczynek i relaks. Jak więc dobrze się zorganizować?

Planuj i ustalaj priorytety

Największy wróg w pracy: Stres

Stres coraz częściej towarzyszy nam w pracy. Statystyki są szokujące: Polacy należą do jednych z najbardziej zestresowanych pracowników na świecie. czytaj więcej

Istnieje wiele sposobów na to jak dobrze zorganizować swoją pracę. Bez wątpienia, większość z nich wiąże się przede wszystkim z umiejętnym zarządzaniem czasem. Kalendarz czy tworzenie list zadaniowych są najprostszymi sposobami, które warto wprowadzić w życie. Ważne jest także umiejętność określania priorytetów i decydowania, które zadania faktycznie są najbardziej pilne, a które mogą poczekać z realizacją. Stworzenie listy i uszeregowanie zadań to jednak nie wszystko. Dobrze zorganizowany pracownik realnie oszacuje czas potrzebny na wykonanie zadania i przewidzi pewną rezerwę na nieprzewidziane sytuacje i utrudnienia. Ponad wszystko liczy się kontrola i systematyczność, czyli bieżące śledzenie postępów w pracy oraz aktualizacja planu.

Reklama

Eliminuj rozpraszacze

Umiejętna organizacja pracy polega również na skutecznym eliminowaniu wszelkich pożeraczy czasu. Naukowcy szacują, że człowiek każdego dnia około 6 minut poświęca na samo uporanie się z niechcianą pocztą. Do tego doliczyć należy czas poświęcany na poranną kawę, plotki ze współpracownikami, odbieranie telefonów czy sprawdzenie facebooka. Złudne jest myślenie, że przerwa na papierosa czy przeglądanie wiadomości w Internecie ogranicza czas spędzony w pracy i przybliża do powrotu do domu. Czynności, które odrywają pracownika od wykonywanych obowiązków wybijają go z rytmu i zmniejszają jego efektywność. Rezultatem takiego działania jest praca po godzinach i przenoszenie spraw zawodowych do domu.

Posprzątaj biurko

Chociaż wiele osób uważa, że twórczy nieład działa na nich stymulująco, naukowcy są pewni, że bałagan w miejscu pracy dekoncentruje i przekłada się na chaotyczne działanie. Jak pokazują badania analizujące nawyki w pracy, przeciętny pracownik gubi 1 na 20 dokumentów, a na przeszukiwaniu biurka traci 6 tygodni rocznie. Czyste biurko to czysty umysł, a na niektórych stanowiskach trzeźwość i przejrzystość myślenia jest najbardziej poszukiwaną cechą. -Dobra organizacja pracy jest niezwykle cenną umiejętnością na stanowiskach kierowniczych, gdzie menadżerowie często borykają się z dużą ilością zadań czy spotkań. Tych umiejętności poszukują również pracodawcy wśród osób aplikujących na stanowiska księgowej czy asystentki, ale w rzeczywistości każdy pracownik powinien je w sobie rozwijać- mówi Karol Fekner, prezes zarządu firmy manBase S.A., dostawcy innowacyjnych rozwiązań rekrutacyjnych opartych na testach psychometrycznych on-line.

Czerp zyski z dobrej organizacji

Pracodawcy nie mają wątpliwości, że umiejętność organizacji pozwala wykonywać zadania efektywniej, skuteczniej i szybciej. Nie bez znaczenia jest także ich jakość. Im więcej czasu pracownik poświęci na dokładne przeanalizowanie zadania, tym większa szansa, że lepiej je wykona. Odpowiednia organizacja jest więc kluczem do sukcesu i awansu zawodowego, ponieważ zwiększa pozytywny wizerunek pracownika jako osoby odpowiedzialnej i rzetelnej. Realne planowanie i delegowanie zadań pozwala także unikać niepotrzebnej frustracji i sytuacji stresowych, a tych przecież w pracy nie brakuje. To z kolei, przekłada się na satysfakcję z równowagi między życiem osobistym i zawodowym. W końcu chyba każdy w domu woli odpoczywać niż pracować.

Sonia Kęsy

Artykuł pochodzi z kategorii: Porady

POLECANE zwiń