Kiedy pracodawca może zmienić ci pensję?

Wypowiedzenie zmieniające polega na jednostronnym wypowiedzeniu przez pracodawcę warunków płacowych. Uważa się je za dokonane, jeżeli nowe warunki zaproponowano pracownikowi w formie pisemnej (art. 42 § 2 k.p.). Do wypowiedzenia warunków płacy stosuje się bowiem odpowiednio przepisy dotyczące wypowiedzenia umowy o pracę (art. 42 § 1 k.p.), które musi być sporządzone na piśmie.

Jeśli wypowiedzenie warunków płacowych dotyczy umowy zawartej na czas nieokreślony, konieczne jest podanie przyczyny ich zmian. Natomiast, gdy w zakładzie pracy działa zakładowa organizacja związkowa reprezentująca danego pracownika, wówczas pracodawca przed dokonaniem wypowiedzenia ma obowiązek przeprowadzić z nią konsultację zamiaru dokonania wypowiedzenia.

Warto dodać, że pracodawca ma obowiązek w wypowiedzeniu zmieniającym zamieścić informację dla pracownika, że w razie odmowy przyjęcia zaproponowanych warunków płacy, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia. Jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że pracownik wyraził zgodę na te warunki.

Jeśli pracodawca zapomni zawrzeć w wypowiedzeniu taką informację, pracownik może do końca okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków (art. 42 § 3 k.p.). W wypowiedzeniu zmieniającym pracodawca ma również obowiązek zamieszczenia pouczenia pracownika o możliwości odwołania się do sądu pracy.

Przy dokonywaniu wypowiedzenia zmieniającego pracodawca musi przestrzegać regulacji dotyczących ochrony pracowników przed wypowiedzeniem. Nie można zatem wypowiedzieć warunków pracy i płacy m.in. pracownikom:

- w wieku przedemerytalnym (art. 39 k.p.),

- w okresie urlopu wypoczynkowego i innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

- w okresie ciąży i urlopu macierzyńskiego (art. 41 i art. 177 k.p.).

Także w sytuacji chęci zmiany wysokości wynagrodzenia pracownika poprzez likwidację fakultatywnych składników wynagrodzenia (np. premii), pracodawca musi z pracownikami zawrzeć albo porozumienie zmieniające warunki płacowe lub - w razie sprzeciwu pracowników, a na pewno w przypadku wprowadzania zmian mniej korzystnych niż dotychczasowe - wręczyć im wypowiedzenia zmieniające warunki płacowe. Nie wystarczy zapisać takiej zmiany w regulaminie wynagradzania, jeśli pracodawca musi taki posiadać, nawet jeśli w umowach o pracę nie było wzmianki o zasadach naliczania premii.

Dodając pracownikom nowy składnik wynagrodzeń, pracodawca może kształtować ich wysokość według własnego uznania. Jednak potem zarówno każda zmiana wysokości, jak i pozbawienie pracowników prawa do nabycia danego składnika wynagrodzenia wymaga albo wyrażenia na to zgody obydwu stron stosunku pracy, albo jednostronnego wręczenia pracownikom wypowiedzenia zmieniającego warunki ich wynagradzania.

Pracodawcy decydujący się na podwyższenie wynagrodzenia pracownikom niekiedy wręczają im aneksy do umów o pracę z informacją o podniesieniu wysokości składnika wynagrodzenia. Mimo, że podwyżka często oznacza poprawę warunków, zasadnym wydaje się naszym zdaniem, aby i w takich przypadkach zawierać z pracownikami porozumienia zmieniające warunki płacowe lub w razie braku ich zgody wręczyć wypowiedzenie zmieniające.

Nie zawsze bowiem podwyższenie wynagrodzenia jest dla pracownika korzystne (np. gdy określony poziom przychodów pozwala mu na korzystanie z różnych świadczeń). Dlatego też pracodawca powinien dać pracownikowi możliwość zdecydowania, czy chce, aby jego pensja została podwyższona. Trzeba więc pamiętać, że nawet korzystna zmiana warunków wynagradzania pracowników wymaga zachowania określonej formy.

Pracodawca X zawarł dwa lata temu zapis w regulaminie wynagradzania, że wysokość dodatku za pracę w porze nocnej stanowi 70 proc. stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku kalendarzowym. Od połowy 2011 r. pracodawca chce z tego zrezygnować, wobec czego poinformował o tym pracowników i dokonał zmiany w regulaminie, że od 1 czerwca 2011 r. wysokość dodatku za pracę w porze nocnej będzie wynosiła 20 proc. stawki godzinowej (czyli tyle, ile przewiduje minimalnie kodeks pracy).

Pracodawca X nie może jednak zastosować w praktyce tej zmiany, gdyż ani nie zawarł z nimi porozumienia w tej sprawie, ani nie sporządził dla pracowników wypowiedzeń zmieniających warunki wynagradzania dotyczących obniżenia stawki za nocną pracę.

Pracodawca X wynagradza pracowników pensją zasadniczą w kwocie 2000 zł brutto. Oprócz tego pracownicy mają prawo do premii regulaminowej, której maksymalna wysokość wynosi 1200 zł brutto. Wynagrodzenie zasadnicze łącznie z premią może więc wynosić maksymalnie 3200 zł brutto.

Pracodawca X chce podnieść wynagrodzenie zasadnicze dla każdego pracownika do 3000 zł i jednocześnie zmniejszyć premię regulaminową do maksymalnie 400 zł brutto. Po tej zmianie pracownicy mieliby możliwość osiągnięcia maksymalnego wynagrodzenia brutto na poziomie 3400 zł., a więc w kwocie wyższej niż dotychczas. Pomimo zwiększenia poziomu maksymalnych zarobków, pracodawca i tak będzie musiał zawrzeć z pracownikami porozumienia zmieniające warunki wynagradzania. W przypadku braku zgody pracowników na dokonanie takich zmian, pracodawca powinien wręczyć pracownikom wypowiedzenia zmieniające.

Warto nadmienić, że tożsame stanowisko w podobnej kwestii zajął również Sąd Najwyższy. Jak stwierdził: "wprowadzenie mniej korzystnych dla pracowników warunków nabywania i ustalania wysokości niektórych składników wynagrodzenia za pracę wymaga wypowiedzenia dotychczasowych warunków umowy o pracę także wtedy, gdy ukształtowane nowym układem wynagrodzenie nie uległo obniżeniu" (uchwała z 15 września 2004 r., sygn. akt III PZP 3/04, OSNP 2005/4/49).

Ireneusz Zabawa, radca prawny, Kancelaria KPLW Partner ECDDP

Lech Janicki, konsultant podatkowy ECDDP