Dokumentowanie pracy w warunkach szczególnych
W wielu zawodach praca wykonywana jest w warunkach znacznie odbiegających od typowej pracy "za biurkiem". Natężenie czynników szkodliwych dla zdrowia i uciążliwość wykonywanych czynności powoduje, że zaliczana jest ona do prac wykonywanych w szczególnych warunkach lub mających szczególny charakter. Z występowaniem takiego zatrudnienia wiążą się dla pracodawcy określone obowiązki.
Dodatkowy wykaz i ewidencja
Pracodawca, u którego wykonywana jest praca w warunkach szczególnych lub o szczególnym charakterze, jest zobowiązany stworzyć i prowadzić dodatkową dokumentację dotyczącą takich prac. Obejmuje ona:
- wykaz stanowisk, na których są wykonywane prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
- ewidencję pracowników wykonujących wspomniane prace.
Powyższe wynika z art. 41 ustawy o emeryturach pomostowych, zwanej dalej ustawą pomostową. W celu realizacji tego obowiązku pracodawca powinien dokonać przeglądu wszystkich stanowisk pracy pod kątem wykonywania na nich prac, które obligują do stworzenia omawianego wykazu i ewidencji. Niezbędna w tym celu jest znajomość załączników nr 1 i 2 do ustawy pomostowej, które określają, jakie rodzaje prac mają szczególny charakter lub są świadczone w szczególnych warunkach. Praktyczną pomocą w wykonaniu tego zadania może być poradnik pt. "Zasady kwalifikacji prac w szczególnych warunkach i o szczególnym charakterze" opracowany przez Centralny Instytut Ochrony Pracy przy współpracy z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej.
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, prezentowanym na jego stronie internetowej (www.mpips.gov.pl), jedną z ważniejszych przesłanek wskazujących na to, że pracownik wykonuje pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze jest okoliczność, iż jej wykonywanie należy do podstawowych obowiązków pracownika. Wymiar etatu, w jakim jest on zatrudniony przy tych pracach, nie ma natomiast znaczenia.
|
EWIDENCJA PRACUJĄCYCH |
|
Pracodawca jest obowiązany prowadzić ewidencję pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych. Powinna ona zawierać nazwisko i imię pracownika, datę urodzenia, numer PESEL i NIP, serię i numer dowodu osobistego lub paszportu. |
Na pracodawcy, który utworzył ewidencję, ciąży obowiązek poinformowania pracownika o wpisie do tej ewidencji. W razie zaniedbania tego obowiązku lub niedokonania wpisu, pracownikowi przysługuje skarga do Państwowej Inspekcji Pracy.
Informacja do ZUS i zaświadczenie dla pracownika
Obowiązki informacyjne pracodawcy w związku z wykonywaniem prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nie ograniczają się tylko do powiadomienia zainteresowanych pracowników. Znacznie szerszy zakres informacji należy przekazać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Pracodawca jest zobowiązany złożyć do tego urzędu zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze za dany rok kalendarzowy w terminie do 31 marca następnego roku kalendarzowego (art. 41 ust. 8 ustawy pomostowej). W tym celu należy wypełnić formularz ZUS ZSWA. Obowiązek pierwszego takiego zgłoszenia dotyczy bieżącego roku. Pierwsze zgłoszenie powinno również zawierać informacje o pracownikach, którzy wykonywali wspomniane prace w 2009 r. (art. 50 ust. 1 i 2 ustawy pomostowej).
Ustawa o emeryturach pomostowych przewiduje ponadto inne terminy przekazania zgłoszenia. Dotyczy to sytuacji:
- złożenia przez pracownika wniosku o emeryturę pomostową - zgłoszenie danych należy wnieść w terminie siedmiu dni od dnia zgłoszenia wniosku. Jeżeli został on złożony przed przekazaniem zgłoszenia danych o pracy w warunkach szczególnych lub o szczególnym charakterze za poprzedni rok kalendarzowy, wówczas pracodawca przekazuje do ZUS także zgłoszenie za ten rok. Powyższe wynika z art. 38 ust. 3 i 4 ustawy pomostowej;
- upadłości lub likwidacji pracodawcy - wówczas zgłoszenia danych należy dokonać nie później niż w dniu przekazania dokumentu wyrejestrowania płatnika składek. Jeżeli upadłość lub likwidacja nastąpiła przed przekazaniem zgłoszenia danych za poprzedni rok kalendarzowy, pracodawca przekazuje do ZUS także to zgłoszenie (art. 38 ust. 5 i 6 ustawy pomostowej).
Pracodawca jest obowiązany przekazać do ZUS także korygujące zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Korekty należy dokonać w terminie 7 dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o błędach z ZUS lub z Państwowej Inspekcji Pracy. Jeżeli w tym zakresie została wydana decyzja ZUS, wówczas siedmiodniowy termin biegnie od uprawomocnienia się decyzji. W przypadku sporządzenia przez ten organ protokołu pokontrolnego, zgłoszenie korygujące powinno zostać złożone nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu.
Do czasu przekazania do ZUS wspomnianego zgłoszenia, pracodawca ma obowiązek wystawiać zaświadczenia o wykonywaniu pracy w warunkach szczególnych lub o szczególnym charakterze (art. 51 ustawy pomostowej). Przy jego sporządzaniu nie bierze się pod uwagę okresów niewykonywania pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie lub świadczenie z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
Podstawa prawna: ustawa z dnia 19.12.2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. nr 237, poz. 1656).
autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa Nr 657 z dnia 2010-04-26
