Dekalog ergonomii w biurze

I nie chodzi w tym przypadku jedynie o pracowników zatrudnionych w biurach, począwszy od administracji państwowej poprzez administrację lokalną, samorządową, biura korporacji, przedsiębiorstw, pojedynczych zakładów, a skończywszy na osobach samozatrudniających się, prowadzących np. biura rachunkowe. Pracę typu biurowego wykonuje również właściciel serwisu komputerowego, RTV, AGD, lekarz, dentysta, prawnik. Często taką pracę wykonuje się także w domu, a czynności typu biurowego to ponadto podstawa zajęć szkolnych. Zazwyczaj praca biurowa związana jest z obsługą komputera niezastąpionego podczas pisania tekstów, wykonywania obliczeń, przygotowywania prezentacji multimedialnych, obróbki grafiki i materiałów wideo, komponowania muzyki, projektowania (od układów scalonych do wieżowców) itp. Współczesna praca (dotyczy to oczywiście także biurowej) wymaga dużej efektywności - wydajności, wysokiej jakości, kreatywności. Dodajmy do tego jeszcze ciągły wzrost intensywności pracy, większą liczbę godzin spędzanych w pracy, ograniczone zasoby ludzkie (starzejące się społeczeństwa, osoby z niepełnosprawnością), a otrzymamy bardzo duże obciążenie człowieka - i fizyczne, i psychiczne (ze znacznym wkładem stresu). Zapobieganie nadmiernemu zmęczeniu, powstawaniu różnych dolegliwości - nie tylko tych najczęściej wymienianych - ze strony układu mięśniowo-szkieletowego odczuwanych w wyniku długotrwałego wykonywania pracy biurowej to duże wyzwanie. Niestety, złożony problem, jakim jest praca biurowa i jej wpływ na zdrowie ludzi wymaga równie złożonego systemu profilaktyki i prewencji. I nie wystarczy już tylko dobre krzesło - konieczne jest szersze spojrzenie na całokształt pracy biurowej.

Zarówno człowiek, jak i praca wymagają odpowiedniej przestrzeni. Jej ograniczenie wywołuje konieczność np. przyjmowania niekorzystnych pozycji ciała, zwiększa obciążenie psychiczne. Pracodawcy, kierując się często wyłącznie chęcią ograniczenia kosztów, organizują nadmiernie zatłoczone biura. Przykładem mogą być aranżacje typu open space. Poza rzeczywistym zmniejszeniem kosztów (ale za jaką cenę?!) wiele innych zalet takiej aranżacji jest pozornych. Np. polepszenie komunikacji - owszem jest w open space łatwiejsze, ale należy także uwzględnić wzrost hałasu z tym związany. Nadmierny hałas jest czynnikiem uciążliwym dla wszystkich, a zwłaszcza dla osób starszych. I jak tu mówić o wzroście kreatywności, możliwości indywidualnego skupienia się nad problemem. Jest to rzecz jasna spore uproszczenie, gdyż w open space stosuje się ścianki działowe, wydzielone "gniazda" poszczególnych zespołów, inne sposoby uzyskania minimum intymności. Tym niemniej pozostaje faktem, że coraz popularniejsze są specjalne przeszklone pomieszczenia tłumiące hałas, a nawet specjalne jednoosobowe kabiny do pracy pozwalające na chwilę wytchnienia w ciszy. Zresztą największy producent mebli biurowych - szwedzka firma Kinnarps zaproponowała ostatnio nowa koncepcję biura - podział na trzy strefy: do pracy zespołowej, indywidualnej oraz do regeneracji. Może jest to więc początek powrotu do zwykłego biura z pokojami dla zespołów i odpowiednio nasyconymi elektroniką salkami konferencyjnymi?

To zawsze jest problem. Wiadomo - najważniejszy jest sprzęt komputerowy. Ale czy rzeczywiście? Często do obsługi typowych prac (pakiety biurowe) nie jest potrzebna komputerowa rakieta niezbędna z kolei do projektowania czy obróbki multimediów. Należy przewidzieć odpowiednie kwoty na meble i krzesła. Zwłaszcza na te ostatnie zwykle brakuje już pieniędzy. Podstawą dobrego stanowiska pracy biurowej jest dobry stół roboczy (biurko) i dobre krzesło. Szczególnie polecane są stoły o regulowanej wysokości - pozwalają nie tylko optymalnie dostosować wysokość do potrzeb i możliwości użytkowników, ale również na wykonywanie pracy naprzemiennie w pozycjach siedzącej i stojącej. A poza tym stanowią doskonały punkt wyjścia do organizacji stanowisk pracy dla osób z niepełnosprawnością. Czasem bardzo dobrym rozwiązaniem są stoły biurowe wyposażone w szufladę na klawiaturę. Dawniej, w czasach dużych monitorów CRT, szuflady takie pozwalały na istotną oszczędność powierzchni zajmowanej przez stanowisko komputerowe. Dzisiaj natomiast pomagają uzyskać neutralną pozycję nadgarstków - szuflady z ujemnym kątem nachylenia lub zwykłe w połączeniu z klawiaturą o ujemnym kącie nachylenia. Podczas wyboru stołu z szufladą należy jednak zwrócić uwagę na dwa podstawowe elementy: szuflada musi pomieścić i klawiaturę i mysz, a pod nią musi znaleźć się wystarczająca przestrzeń na nogi. To ostatnie zalecenie dotyczy zresztą również stołów/biurek bez szuflady.

Krzesło - poza najbardziej elementarnymi cechami (regulacją wysokości siedziska, podparcia lędźwiowego, kąta nachylenia oparcia, obrotową podstawą wyposażoną w kółka jezdne) powinno posiadać synchromechanizm. Mechanizm ten umożliwia bowiem uzyskanie ciągłego podparcia pleców podczas przyjmowania zmiennej siedzącej pozycji ciała. Wybór krzesła jest sprawą bardzo indywidualną i dlatego zawsze zaleca się osobiste sprawdzenie, czy taki właśnie model gwarantuje użytkownikowi maksimum komfortu podczas pracy.

Podnóżek - jest niezbędny dla osób niższych, które przy najniższym położeniu siedziska nie mogą swobodnie utrzymywać stóp na podłodze. Ale stanowi także duże udogodnienie dla wszystkich innych.

Wybór zestawu komputerowego zależny jest w zasadzie od technicznych potrzeb zadań na nim wykonywanych, celowe jest jednak zadbanie o odpowiednią jakość elementów wprowadzania danych: klawiatury i myszy. Klawiatura powinna przede wszystkim pracować pewnie i miękko (bez konieczności używania dużej siły), mysz natomiast powinna być dostosowana do wielkości ręki użytkownika i mieć możliwość pracy prawo- i leworęcznej (mysz symetryczna). Można zdecydować się na zakup myszy ergonomicznej, ale wcześniej trzeba wiedzieć którą ręką będziemy ją obsługiwać - obecnie zaleca się, aby osoby praworęczne używały myszy leworęcznej. Ważną sprawą jest także właściwa regulacja obrazu na monitorze: rozdzielczości, wielkości znaków, kontrastu i jasności. Niewłaściwe ustawienia obrazu powodują nieodpowiednie widzenie i konieczność pochylania tułowia i głowy w kierunku monitora. W takim przypadku nawet najlepsze krzesło i stół roboczy nie pomogą w przyjęciu ergonomicznej pozycji ciała.

Na wstępie należy zapewnić poprawne rozmieszczenie stanowisk w pomieszczeniu - ważne są odpowiednie odległości (swobodne dwukierunkowe przemieszczanie się osób, czasami połączone z przenoszeniem różnych przedmiotów) między stanowiskami, ale istotne jest także oświetlenie. W przypadku stanowisk z komputerami należy pamiętać, aby ekrany nie stały ani naprzeciwko, ani tyłem do okien, zasada ta dotyczy również innych silnych źródeł światła.

Pierwszym krokiem dostosowania stanowiska do użytkownika jest wzajemna regulacja wysokości siedziska, blatu stołu roboczego, klawiatury (i myszy) oraz monitora w stosunku do możliwości użytkownika. Jeżeli pojedyncze stanowisko służyć ma wielu użytkownikom różniącym się wzrostem, należy je tak skonstruować, aby odpowiadało osobom najwyższym - w przypadku niższych można wtedy wykorzystać podnóżek. Zasadniczą pozycją podczas pracy powinno być odchylenie tułowia lekko do tyłu i zachowanie kątów rozwartych w biodrach, łokciach i kolanach. Niedopuszczalne jest podnoszenie głowy do góry w celu obserwacji obrazu na monitorze (jego górna krawędź powinna znajdować się nie wyżej niż linia wzroku). Klawiatura i mysz powinny być umieszczone na tej samej wysokości i w tej samej odległości od pracownika.

Podstawowa zasada ergonomii głosi, że najczęściej wykorzystywane narzędzia i materiały powinny znajdować się jak najbliżej pracownika. Dotyczy to w równej mierze klawiatury i myszy, jak i typowych elementów biurowych - notatnika, długopisu, zszywacza itd. Pamiętajmy natomiast, aby monitor znajdował się przynajmniej w odległości wyciągniętej ręki (a im większy, tym dalej).

Oświetlenie jest szczególnie istotnym elementem środowiska pracy i znacząco wpływa zarówno na jakość jej wykonywania, jak i poziom zmęczenia. Poprawne oświetlenie (nie tylko jego natężenie, ale również wielkość kontrastów w pomieszczeniu, równomierność, jakość oddawania barw itp.) ułatwia m.in. rozróżnianie szczegółów i jest niezbędne podczas prac wymagających precyzji. Podstawą dobrego oświetlenia stanowiska pracy z komputerem jest dobrze zaprojektowane oświetlenie ogólne (o natężeniu min 500 lx) oraz, w razie potrzeby, dodatkowe oświetlenie miejscowe. Wybór źródeł światła (w szczególności barwy) jest rzeczą bardzo indywidualną, a współczesne oprawy oświetleniowe z reguły zapewniają właściwy rozkład światła dla wszystkich dostępnych źródeł. W przypadku oświetlenia miejscowego coraz większą rolę odgrywają diody LED - energooszczędne, łatwe w użyciu i, w przeciwieństwie do pozostałych źródeł (a zwłaszcza żarowych i halogenowych), emitujące znacznie mniej ciepła. Podstawą dobrego oświetlenia powinno być jednak zawsze oświetlenie naturalne, słoneczne - najprzyjemniejsze i najbardziej ekonomiczne. Aby jednak nie przeszkadzało ono w pracy, należy tak ustawić stanowisko, by na ekranie nie powstawały odblaski i nie występowały nadmierne kontrasty pomiędzy ekranem a np. powierzchnią okna, na tle którego stoi monitor.

Większość problemów z mikroklimatem spowodowanych jest niewłaściwą temperaturą w pomieszczeniu i nieodpowiednią wilgotnością powietrza. Wilgotność względna powinna wynosić w przypadku biura przynajmniej 40 proc. (przeciwdziałanie nadmiernemu wysuszaniu i skóry, i błon śluzowych, i oczu), a temperatura ok. 20-23 C. W przypadku temperatur niższych stosunkowo łatwo sobie poradzić dzięki grzejnikom elektrycznym, trudniej jest pomieszczenie ochłodzić. Najłatwiejszym sposobem radzenia sobie z przegrzaniem jest ograniczenie nasłonecznienia (żaluzje, markizy itp.), jednak coraz częściej stosuje się systemy klimatyzacyjne. I tutaj mogą zaczynać się problemy: wielu pracowników odczuwa komfort cieplny w różnych temperaturach, nierównomierność rozkładu temperatury w dużym pomieszczeniu (np. jedni siedzą przy otworze nawiewowym, inni przy wyciągu). Jednym z efektów niewłaściwie zaprojektowanego systemu klimatyzacyjnego jest np. tzw. zespół chorego budynku. Zresztą trudno się dziwić przeziębieniom prześladującym pracowników biur klimatyzowanych, jeżeli w sposób nagły zmieniają środowisko z 30 C w cieniu do 18 C w biurze. Dobrym niskonakładowym rozwiązaniem polepszającym mikroklimat w biurze jest wykorzystanie roślin doniczkowych.

W tej kategorii można wymienić wiele przydatnych urządzeń biurowych, zwanych potocznie gadżetami, począwszy do uchwytów na przepisywane dokumenty poprzez uchwyty spinające okablowanie, specjalne listwy z gniazdami zapewniającymi zasilanie sieciowe elektryczne i sieciowe danych, a skończywszy na podkładkach pod mysz. W przypadku tych ostatnich konieczne jest przypomnienie, że niewskazane jest stosowanie podkładek ze wspornikiem nadgarstków - wsporniki te zamiast przeciwdziałać problemom z nadgarstkami, przeciwnie - zwiększają ryzyko ich wystąpienia.

To chyba najtrudniejszy sposób unikania problemów zdrowotnych - zależny wyłącznie od nas samych. Poprawny sposób wykonywania pracy w biurze to przede wszystkim: poprawna pozycja siedząca (jeszcze raz: odchylenie tułowia do tyłu, rozwarte kąty w łokciach biodrach i kolanach), dynamiczne siedzenie (jak najczęstsza zmiana pozycji ciała) oraz naprzemienne siedzenie i stanie, utrzymywanie nadgarstków w pozycji neutralnej (zarówno w kierunku góra-dół, jak i na boki), stosowanie i właściwe wykorzystywanie mikroprzerw i przerw regulaminowych (5 min po każdej godzinie pracy z monitorem) - spoglądanie w dal, wykonywanie ćwiczeń rozluźniająco-wzmacniających. Do poprawnego sposobu wykonywania pracy włączyć należy także dbałość o własną sprawność fizyczną zwiększającą tolerancję wysiłku fizycznego (i statycznego i dynamicznego) w pracy.

Dobra organizacja pracy z komputerem to m.in. tzw. łączenie zadań, czyli np. regularne "odrywanie" pracownika od klawiatury i monitora w celu przeniesienia dokumentów i wykonywania innych czynności niekomputerowych. Dobra organizacja pracy powinna także zapewnić przynajmniej minimalizację (niestety, nie da się tego wyeliminować) okresowych spiętrzeń zadań (rozliczenia miesięczne, kwartalne, roczne itp.).

Nawet najlepszy sprzęt ma prawo do zużywania się. I dlatego warto jest dbać o jego stan techniczny i jak najwcześniej np. dokręcać poluzowane (oczywiście od dynamicznego siedzenia) śruby mocujące w krzesłach i stołach roboczych. Zaniedbanie tej zasady może spowodować przedwczesne zniszczenie wyposażenia (konieczność zakupu nowego), a być może również urazy i dolegliwości u pracownika. Konserwacja musi dotyczyć także oświetlenia i nie tylko w zakresie wymiany tętniących świetlówek. Regularne czyszczenie źródeł światła (a w tym oczywiście okien) to po prostu lepsze i tańsze oświetlenie.

Jeszcze raz wypada w tym miejscu podkreślić dwa problemy: pierwszy z nich dotyczy tzw. pozazawodowej aktywności fizycznej zwiększającej naszą sprawność fizyczną i ułatwiającej tolerancję obciążeń w pracy. Drugi zaś dotyczy stosowania wszystkich powyższych zasad w naszych domach i nie tylko w stosunku do nas samych, ale również naszych bliskich.

dr inż. Zbigniew Jóźwiak

Instytut Medycyny Pracy w Łodzi