Wystawianie świadectwa i informacji o okresie przechowywania dokumentacji po ustaniu zatrudnienia

Na wszystkie trzy pytania należy odpowiedzieć twierdząco, przy czym informacja o okresie przechowania dokumentacji powinna obejmować tylko tę, która została zgromadzona podczas ostatniej z umów. Poza tym w kwestii wystawiania świadectw istnieje jeden wyjątek, który w okolicznościach z pytania obligowałby do wydania dokumentu za okres/okresy zatrudnienia terminowego. Jest to żądanie pracownika.

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (dokumentacji pracowniczej). Tak stanowi art. 94 pkt 9a K.p. Uchybienie temu obowiązkowi stanowi wykroczenie przeciw prawom pracownika, zagrożone grzywną od 1.000 zł do 30.000 zł (art. 281 § 1 pkt 6 K.p.).

Okres przechowywania akt osobowych od 1 stycznia 2019 r. uległ zmianie, dlatego z zastrzeżeniem określonego wyjątku, pracownikowi zatrudnionemu od tej daty (również po raz kolejny) należy założyć nowe akta. Temat ten omawiamy szerzej w odpowiedzi na poprzednie pytanie.

Przykład

Przyjmujemy dane z pytania oraz zakładamy, że z dniem 31 lipca 2021 r. pracownik rozwiązał stosunek pracy za wypowiedzeniem. Pracodawca posiada odrębny zbiór dokumentów założony:

• 26 maja 2017 r., w tym akta osobowe, które będzie przechowywał do 25 lutego 2070 r.,
• 26 lutego 2020 r., który będzie przechowywał do 31 grudnia 2031 r. oraz przez kolejny miesiąc, podczas którego dokumentacja może być odebrana.

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy (art. 97 § 1 zd. 1 K.p.). Przepis w powołanym brzmieniu, z niewielką zmianą niemającą tu znaczenia, obowiązuje od 1 stycznia 2017 r. i obejmuje wszystkie okresy pracy wymienione w pytaniu. To oznacza, że pracodawca nie miał obowiązku wydania świadectwa pracy po zakończeniu umów terminowych, chyba że pracownik o to wystąpił. Zgodnie z § 1¹ powołanego wcześniej artykułu, w razie nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Dokument może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy zawierającego poprzedni okres zatrudnienia albo wszystkie okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.

Przykład

Zakładamy, że pracownik z poprzedniego przykładu odpowiednio:

• wystąpił o wydanie świadectwa pracy 15 maja 2018 r. - pracodawca wydał dwa dokumenty: po otrzymaniu wniosku, za okres od 26 maja 2017 r. do 30 kwietnia 2018 r. i obecnie za okres od 1 maja 2018 r. do 31 lipca 2021 r., lub
• wystąpił o wydanie świadectwa pracy za wszystkie zakończone okresy pracy 2 marca 2020 r. - pracodawca wydał dwa dokumenty: po otrzymaniu wniosku, za okres od 26 maja 2017 r. do 25 lutego 2020 r. i obecnie za okres od 26 lutego 2020 r. do 31 lipca 2021 r., albo
• nie wystąpił o wydanie świadectwa pracy - pracodawca wydał jedno świadectwo, za cały okres zatrudnienia, od 26 maja 2017 r. do 31 lipca 2021 r.

Informacja o okresie przechowywania dokumentacjiW przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy nawiązanego po 31 grudnia 2018 r. pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

• 10-letnim, omówionym w odpowiedzi na poprzednie pytanie, okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• możliwości odbioru przez pracownika tej dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie ww. okresu przechowywania,
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania (art. 94⁶ K.p.).

Pracodawca z pytania wraz ze świadectwem powinien wydać informację o okresie przechowywania dokumentacji, jednak tylko tej, która została założona 26 lutego 2020 r. Wobec wcześniejszej nie istnieje taki wymóg.

Przykład

Przyjmujemy dane z poprzednich przykładów. Wraz ze świadectwem pracy zawierającym okres pracy w ramach ostatniej z umów pracodawca powinien wydać pracownikowi informację o następującej treści:

"Informuję Pana, że:

• Pana dokumentacja pracownicza będzie przechowywana do 31 grudnia 2031 r.,
• w ciągu miesiąca po upływie okresu przechowywania, tj. do 31 stycznia 2032 r., może Pan odebrać swoją dokumentację pracowniczą,
• w przypadku nieodebrania przez Pana dokumentacji pracowniczej we wskazanym powyżej okresie, zostanie ona zniszczona.".

Ubezpieczenia i Prawo Pracy Nr 16 z dnia 2021-08-10

GOFIN podpowiada