Terminy zapłaty wobec kontrahentów

Przepisy nie zabraniają stosowania wydłużonych terminów zapłaty. Nie wprowadzają też reguł, że zapłata powinna nastąpić np. w terminie 7, 14 czy 30 dni.

Termin zapłaty wyznaczony na fakturze

Jeśli strony w umowie nie określiły terminu zapłaty, to można go wyznaczyć kontrahentowi np. w treści wystawionej mu faktury VAT. Druga strona takim jednostronnie ustalonym terminem będzie związana. Na wyznaczanie terminów zapłaty w doręczonej kontrahentowi fakturze wprost zezwala art. 6 ust. 2 ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.

Jeżeli jednak strony wcześniej zawarły umowę regulującą stosunki między nimi (np. umowę ramową) i określiły w niej terminy zapłaty, to nie można ich jednostronnie zmienić, wpisując inny termin na fakturze. To samo dotyczy sytuacji, gdy termin został uzgodniony ustnie. Umowa w formie ustnej również wiąże strony.

Niekiedy zdarzają się sytuacje, że termin wskazany na fakturze jest niemożliwy do dotrzymania, bo jest wcześniejszy niż dzień doręczenia faktury. Oczywiście nie trzeba będzie wtedy płacić odsetek za takie "opóźnienie". Termin wyznaczony kontrahentowi powinien być odpowiedni - umożliwiający wywiązanie się z nałożonego obowiązku w normalnym toku czynności.

Długie terminy mogą być niekorzystne dla kupującego

Stosując wydłużone terminy zapłaty, np. 60-dniowe, kupujący uzyskuje od sprzedającego kredyt kupiecki. Dzięki odsunięciu w czasie zapłaty może przez dodatkowy czas dysponować pieniędzmi i nie ponosić kosztów kredytu na ich uzyskanie. Trzeba się jednak liczyć z tym, że kontrahent w przyszłości może zażądać należnych mu odsetek za stosowanie terminów zapłaty dłuższych niż 30 dni, wynikających z ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.

Ustawę stosuje się do umów, których przedmiotem jest odpłatne dostarczanie towaru lub odpłatne świadczenie usług, jeżeli strony umowy zawierają ją w związku z wykonywaną przez siebie działalnością gospodarczą lub zawodową.

Jeśli w umowie przewidziano termin zapłaty dłuższy niż 30 dni, to wierzyciel może żądać odsetek w wysokości odsetek ustawowych od 31. dnia po spełnieniu świadczenia niepieniężnego (np. wydania towaru, wykonania usługi). Stanowi tak art. 5 ustawy. Odsetki te może naliczać do przewidzianego umową terminu zapłaty, chyba że zapłata nastąpiła przed tym terminem - wówczas do dnia faktycznej zapłaty. Dla firmy, która płaci 60. dnia po otrzymaniu towaru z fakturą oznacza to, że za okres od 31. do 60. dnia mogą jej zostać naliczone odsetki ustawowe.

Nie są to odsetki za opóźnienie, bo do żadnego opóźnienia nie dochodzi. Odbiorca towaru płaci bowiem w terminie wynikającym z umowy, tyle że jest to termin długi, przekraczający 30 dni.

Jeśli współpraca trwa dłuższy czas, a kwoty, od których odsetki można naliczyć są znaczne, to jednorazowe zażądanie ich zapłaty np. w momencie, gdy firmy kończą ze sobą współpracować, może być sporym problemem.

Trudno będzie się obronić

Przed zapłatą takich odsetek trudno będzie się obronić. Argumentem nie będzie okoliczność, że np. przez dwa lata współpracy dostawca sam proponował wydłużone terminy zapłaty i nigdy nie żądał odsetek za ich stosowanie. Niewzywanie do ich zapłaty nie jest równoznaczne z ich umorzeniem.

Nie pomoże także argument, że w zawartej umowie nie przewidziano prawa naliczania takich odsetek. Prawo to wynika bowiem z obowiązującej ustawy i nie trzeba go wpisywać do umowy. Bez znaczenia jest także to, że kupujący o istnieniu takich przepisów mógł nie wiedzieć i że gdyby znał ich konsekwencje, płaciłby w krótszym terminie.

Problemu nie rozwiąże również wpisanie do umowy, że sprzedający nie ma prawa naliczać odsetek na podstawie ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. W umowie nie można wyłączyć ani ograniczyć prawa wierzyciela do żądania tych odsetek, bo zabrania tego art. 9 ustawy.

Jak zatem można się bronić, jeśli kontrahent zażąda takich odsetek po kilku latach współpracy? W odniesieniu do odsetek za okres sprzed trzech lat można podnieść zarzut przedawnienia. Roszczenie o odsetki przedawnia się bowiem w trzyletnim terminie przewidzianym w art. 118 Kodeksu cywilnego.

Zasady obliczania terminów

Przy obliczaniu terminów zapłaty należy stosować kilka zasad wynikających z Kodeksu cywilnego.

W przypadku terminów liczonych w dniach, jeśli początkiem terminu jest pewne zdarzenie (np. odebranie towaru, doręczenie faktury, wystawienie faktury), nie uwzględnia się dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło (art. 111 K.c.). Jeśli więc np. zastosowano termin 7-dniowy od dnia odebrania towaru (co nastąpiło 3 listopada), to ostatni, siódmy dzień terminu przypadnie na 10 listopada. Ponieważ obowiązuje zasada, że termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia, więc zapłata dokonana 10 listopada będzie zapłatą w terminie.

Jeżeli jednak koniec terminu do wykonania czynności (a więc także zapłaty) przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy, termin upływa dnia następnego (art. 115 K.c.). Chodzi tu o dni uznane przez ustawę za wolne od pracy. Ponieważ sobota nie jest dniem ustawowo wolnym od pracy, więc przepis ten nie ma zastosowania, jeśli ostatni dzień terminu przypada na sobotę. Gdyby jednak ostatni dzień terminu przypadł na niedzielę (niedziele są ustawowo wolne od pracy), to uległby on przesunięciu na poniedziałek.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 12.06.2003 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. nr 139, poz. 1323 ze zm.),

 
• ustawa z dnia 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.).

autor: Andrzej Janowski
Gazeta Podatkowa Nr 611 z dnia 2009-11-16