Zmiany w zasadach przechowywania akt pracowniczych

Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika, a także przechowywać tę dokumentację w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Aktualnie obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Wynika on z art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217 ze zm.) oraz z art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.).

• akta osobowe pracowników - zawierają informacje i dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, informacje dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, a także dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, 

• pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy - obejmuje ewidencję czasu pracy, kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację, dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy, wypadków w drodze do pracy i z pracy oraz świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Pracodawca, który nie realizuje omówionych obowiązków, ponosi odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł. 

 Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją skraca okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowników. Celem zabezpieczenia interesów pracowników możliwość skorzystania z nowego rozwiązania została podzielona w zależności od daty zatrudnienia.

Chodzi tu w szczególności o kwestie korzystania z prawa do świadczenia emerytalnego bądź rentowego oraz ustalenia ich wysokości. Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r. Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. będzie przechowywana przez 10 lat.

Pracodawcy w określonych sytuacjach będą przesyłać do ZUS nowe imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu za konkretny okres).
Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Zatrudnieni w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.

W tym przypadku pracodawca również będzie miał możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat (zarówno w odniesieniu do pracowników obecnie zatrudnianych, jak i tych już zwolnionych) o ile złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika.
Nie jest to obowiązkowe, ale jeśli pracodawca już zdecyduje się na to, wówczas będzie to decyzja na przyszłość - niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników.

Gdy pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat.

• W odniesieniu do tej grupy pracowników pracodawca nadal będzie przechowywał dokumentację przez okres 50 lat.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 10.01.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357)

autor: Kinga Romas
Gazeta Podatkowa nr 93 (1550) z dnia 2018-11-19

GOFIN podpowiada