Uwaga na wykorzystanie urlopów zaległych

Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 K.p.). Termin wykorzystania urlopów wypoczynkowych wynika z planu urlopów, a jeżeli w zakładzie nie są ustalane plany urlopowe - termin ustala pracodawca w porozumieniu z pracownikiem (art. 163 § 1 i § 1¹ K.p.).

W przypadku gdy urlop wypoczynkowy nie został wykorzystany zgodnie z planem lub w terminie uzgodnionym z pracownikiem, to należy go udzielić pracownikowi najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 K.p.). Termin ten jest zachowany, jeżeli pracownik rozpocznie korzystanie z urlopu najpóźniej w dniu wskazanym w powołanym przepisie.Przyczyny niewykorzystania urlopu w danym roku kalendarzowym mogą wynikać z następujących okoliczności:

• przesunięcia terminu urlopu na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami oraz z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 K.p.),  
• braku możliwości rozpoczęcia urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy (art. 165 K.p.),  
• przerwania urlopu z powodu czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, odbywania ćwiczeń wojskowych lub przeszkolenia wojskowego albo pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, przez czas do 3 miesięcy oraz urlopu macierzyńskiego (art. 166 K.p.),  
• odwołania z urlopu przez pracodawcę, gdy obecności pracownika w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu (art. 167 K.p.).

Wskazany wcześniej termin na wykorzystanie zaległego urlopu wypoczynkowego (do 30 września następnego roku kalendarzowego) nie dotyczy części urlopu udzielanego w trybie na żądanie. Wyjaśnienia w tej kwestii udzielił Departament Prawny Państwowej Inspekcji Pracy (nr pisma GPP-110-4560-170/08/PE). PIP uznała, że przepis art. 168 K.p. nie zobowiązuje do wykorzystania urlopu zaległego, który przed 1 stycznia danego roku był tzw. urlopem na żądanie, w terminie do końca marca (obecnie 30 września) danego roku.  Taki obowiązek odnosi się wyłącznie do "zwykłego" urlopu zaległego, tj. takiego, który nie został wykorzystany (pomimo że był zaplanowany bądź uzgodniony) w związku z jego przesunięciem lub przerwaniem z przyczyn przewidzianych w przepisach prawa. W konsekwencji urlopu zaległego będącego wcześniej częścią urlopu wypoczynkowego przeznaczoną do wykorzystania w trybie "na żądanie" można udzielić w dowolnym terminie, także po 31 marca (obecnie po 30 września) następnego roku. Pracodawca nie narazi się wówczas na odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Nieudzielenie w terminie urlopów zaległych może przynieść pracodawcy niekorzystne konsekwencje. Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 2 K.p., kto nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.
Czasami jednak to pracownik nie chce skorzystać z urlopu wypoczynkowego, a pracodawca nie może jednostronnie wysłać go na urlop. W takiej sytuacji pracodawca może wykorzystać plan urlopowy, który wiąże zarówno pracodawcę, jak i pracownika. W myśl bowiem art. 163 § 1 K.p., urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Należy dodać, że urlop zaległy niewykorzystany w terminie wskazanym w Kodeksie pracy nie przepada. Pracownik nadal ma do niego prawo, do czasu upływu okresu przedawnienia.

Przedawnienie urlopu następuje na zasadach wskazanych w art. 291 § 1 K.p. Przewiduj on, że roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Przy czym bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu wychowawczego (art. 293¹ K.p.).Termin, od którego zaczyna biec termin przedawnienia roszczenia o urlop, wynika z art. 161 K.p.
Przepis ten stanowi, że pracodawca obowiązany jest udzielić pracownikowi urlopu do końca danego roku kalendarzowego. Zmiana tego terminu na skutek okoliczności wskazanych na wstępie powoduje wydłużenie okresu przedawnienia.

Tak też stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 367/00, w którym uznał, że: "Roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne (art. 291 § 1 K.p.), przy czym rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 K.p.), bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego (obecnie: z końcem września kolejnego roku - przypis red.), jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 K.p.)".

Pracownik uprawniony do 26 dni urlopu wypoczynkowego z powodu długotrwałej choroby nie skorzystał z dwóch tygodni urlopu zaplanowanego na listopad 2016 r. Strony uzgodniły, że wykorzysta go w październiku 2017 r.Termin wykorzystania urlopu uzgodniono nieprawidłowo. Pracownik powinien rozpocząć korzystanie z urlopu zaległego za 2016 r. najpóźniej 30 września 2017 r.

Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.)
autor: Ewa Madejek Gazeta Podatkowa nr 20 (1374) z dnia 2017-03-09
GOFIN podpowiada