Ustalenie wymiaru urlopu po udokumentowaniu stażu pracy

Poniedziałek, 6 sierpnia (05:00)

Zdarza się, że przy zatrudnieniu pracownik nie przedłoży wszystkich świadectw pracy bądź też dokumentów poświadczających inne okresy zaliczane do stażu, od którego zależy wymiar urlopu. Pracodawca ustala wówczas jego uprawnienia urlopowe tylko na podstawie posiadanych dokumentów. Jednakże w razie późniejszego udowodnienia dodatkowego zatrudnienia, pracodawca jest obowiązany przeliczyć wymiar urlopu i podwyższyć liczbę dni urlopowego wypoczynku.

Zdjęcie

Staż ważny przy wylieczeniu urlopu /123RF/PICSEL
Staż ważny przy wylieczeniu urlopu
/123RF/PICSEL

Prawo do urlopu

Prawo do urlopu wypoczynkowego pracownik nabywa w dwojaki sposób, w zależności od tego, czy jest to pierwszy, czy kolejny rok pracy. Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku, tzw. urlopu cząstkowego (art. 153 § 1 K.p.).

Natomiast prawo do urlopu kolejnego pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym, co ma miejsce 1 stycznia każdego roku lub w pierwszym dniu zatrudnienia w trakcie roku. W zależności od posiadanego stażu pracy pracownik ma prawo do:

Reklama

  • 20 dni urlopu - przy zatrudnieniu wynoszącym krócej niż 10 lat,  
  • 26 dni urlopu - przy zatrudnieniu co najmniej 10-letnim.

Wymagany staż pracy pracodawca ustala na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika. Przy czym do okresów zatrudnienia, od których zależy wymiar urlopu, wlicza się nie tylko okresy pracy, ale także inne okresy zaliczalne, jak np. okresy nauki w szkole, czy okresy pobierania zasiłku dla bezrobotnych.

Weryfikacja wymiaru urlopu

W przypadku gdy pracownik udokumentuje dodatkowy okres zatrudnienia albo inny okres zaliczalny w trakcie zatrudnienia albo po rozwiązaniu stosunku pracy, pracodawca ma obowiązek je uwzględnić i ponownie ustalić wymiar przysługującego pracownikowi urlopu. Udowodnienie wyższego stażu w trakcie zatrudnienia pozwoli pracownikowi na skorzystanie z urlopu w naturze (przykład 1). Jednakże, gdy dokumenty poświadczające dodatkowy okres zatrudnienia lub inny okres zaliczalny pracownik przedłoży już po rozwiązaniu stosunku pracy, to za należny, a niewykorzystany urlop nabędzie prawo do ekwiwalentu pieniężnego (przykład 2).

Korzystanie z urlopu wypoczynkowego w pierwszym roku zatrudnienia

Przepisy kodeksowe dotyczące urlopów wypoczynkowych regulują m.in. kwestie nabywania prawa do urlopu. Obowiązują w tym zakresie dwie zasady, w zależności od tego, czy pracownik uzyskuje prawo do pierwszego, czy kolejnego urlopu. Jednakże przy pierwszym urlopie pracownik nie od razu może... czytaj więcej

Podobnie uznał Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 27 lutego 1985 r., sygn. akt III PZP 6/85. Stwierdził w niej, że: "Pracownikowi, który po rozwiązaniu stosunku pracy przedstawił zakładowi pracy orzeczenie (...) o spełnieniu warunków uprawniających do zwiększonego o 10 dni urlopu wypoczynkowego, przewidzianego dla kombatantów, przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany w okresie pozostawania w stosunku pracy urlop w zwiększonym wymiarze".  Należy zaznaczyć, że warunkiem koniecznym do przeliczenia uprawnień urlopowych pracownika jest przedłożenie dokumentów poświadczających okresy pracy lub inne okresy zaliczalne. Uzyskanie wyższego wymiar urlopu następuje jednak z dniem osiągnięcia 10-letniego stażu pracy, bez względu na datę przedłożenia dokumentów poświadczających ten staż.

Przedawnienie roszczeń

W razie przedłożenia z opóźnieniem dokumentów poświadczających dodatkowy okres pracy lub inny okres zaliczany dla celów ustalenia wymiaru urlopu, może się okazać, że prawo do tego urlopu uległo już przedawnieniu. Jak bowiem stanowi art. 291 K.p., roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne, z wyjątkami które nie dotyczą podanej sytuacji.
W przypadku urlopu wypoczynkowego bieg przedawnienia roszczenia pracownika, co do zasady, rozpoczyna się ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym pracownik uzyskał prawo do urlopu (art. 291 § 1 K.p. w związku z art. 161 K.p.). Jednak w przypadku przesunięcia urlopu na termin późniejszy na mocy art. 168 K.p. najpóźniejszym terminem rozpoczęcia biegu przedawnienia jest 30 września następnego roku kalendarzowego.

Przykład 1

Pracownik został zatrudniony 2 października 2017 r. na okres dwóch lat w pełnym wymiarze czasu pracy (była to jego pierwsza praca w życiu). W dniu podjęcia pracy przedstawił tylko dyplom ukończenia szkoły wyższej. Pracodawca w 2017 r. przyznał mu prawo do dwóch urlopów cząstkowych, odpowiednio 1 listopada i 1 grudnia 2017 r., w wymiarze po 1,66 dnia, czyli łącznie 3,32 dnia.W styczniu 2018 r. pracownik przedłożył dokumenty poświadczające półroczny okres pracy za granicą w 2016 r. (niepokrywający się ze studiami). Pracodawca po dostarczeniu tego dokumentu zweryfikował uprawnienia pracownika do urlopu za 2017 r. W 2017 r. miał on już bowiem prawo do urlopu kolejnego, a nie pierwszego. Pracownikowi w 2017 r. przysługiwał urlop w wymiarze 5 dni, zgodnie z wyliczeniem: 20 dni × 3/12 = 5 dni.

Przykład 2

Pracownik pełnoetatowy był zatrudniony od 1 stycznia 2015 r. do 31 lipca 2017 r. Przy zatrudnieniu przedłożył dokumenty poświadczające 3 lata pracy i 3 lata z tytułu ukończenia zasadniczej szkoły zawodowej. W 2017 r. miał prawo do 12 dni urlopu (20 dni × 7/12 = 11,66, po zaokrągleniu 12 dni), z czego wykorzystał 5 dni w naturze a za 7 dni urlopu wypłacono mu ekwiwalent.

Zarówno w roku 2015 i 2016 wykorzystał po 20 dni urlopu. W czerwcu 2018 r. doręczył byłemu pracodawcy świadectwa pracy za okres 4 lat, co w momencie zatrudnienia u pracodawcy dawało mu 10-letni staż (3 lata z tytułu ukończenia szkoły i 7 lat pracy niepokrywającej się z nauką). Pracodawca zweryfikował wymiar urlopu pracownika. Za lata 2015-2016 przysługiwał mu urlop po 26 dni, a w 2017 r. urlop w wymiarze 16 dni, tj. 26 dni × 7/12 = 15,16, po zaokrągleniu 16 dni. Pracownikowi przysługuje ekwiwalent za 16 dni urlopu, w tym za 4 dni urlopu z 2017 r. i po 6 dni urlopu za lata 2015-2016.

Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.) autor: Ewa Madejek Gazeta Podatkowa nr 59 (1516) z dnia 2018-07-23

Artykuł pochodzi z kategorii: Kategoria główna

POLECANE zwiń