Technologie, które pomogą ci pracować krócej
Dzisiejsze e-technologie, wykorzystane w odpowiedni sposób, mogą nam jednak pomóc pracować krócej, a nie więcej. Oto najważniejsze informacje na temat najlepszych usług, które podnoszą produktywność. Wiele z nich jest za darmo dostępnych w internecie.
Siedem e-sposobów na oszczędzanie czasu w pracy
Sekrety zarządzania czasem dla niewtajemniczonych
Jak skutecznie wykorzystać nienormowany czas pracy
Jak radzić sobie z konfliktami w pracy?
10 wskazówek, jak być szczęśliwym w pracy
Wideokonferencje: Gromadzenie pracowników w jednym miejscu może być kosztowne i czasochłonne, a telefon nie zapewnia ani równie bezpośredniego kontaktu, ani możliwości wygłoszenia prezentacji. Usługi internetowe, takie jak Skype, który jest darmowy i dostępny w 28 językach, umożliwiają wizualne skontaktowanie się z dowolną osobą na świecie. Potrzebna jest tylko kamera internetowa i mikrofon.
Holly Bornstein, dyrektor marketingu w firmie CleanWell, produkującej ekologiczne produkty czystości, kontaktuje się w ten sposób z ludźmi z całego kraju i korzysta ze Skype'a, by pracować nad nowymi produktami.
- Pracowaliśmy nad nowym zestawem naturalnych płynów do mycia dłoni i mydeł o szerokiej gamie zapachów dla Bath & Body Works, a ja nie mogłam dojechać do biura w San Francisco - opowiada. - Przez Skype'a nasza główna projektantka zaprezentowała różne kształty butelek i opowiedziała o wadach i zaletach każdej z nich. Mogła zademonstrować, jak konkretny projekt etykiety będzie się prezentować na półce, pokazując jak będzie wyglądał pod różnymi kątami i obok innych produktów, a my komentowaliśmy.
Webinar: Technologia webinarów - prezentacji przez internet - umożliwia jednostronną komunikację między mówcą i jego słuchaczami. Można nawet przeprowadzać sondaże i odpowiadać na pytania wysyłane drogą elektroniczną. Webinary, podobnie jak wideokonferencje, oszczędzają czas i pieniądze. Możesz uniknąć spędzenia dwóch dni w na lotniskach w drodze na konferencję instruktażową, co jest nie do pogardzenia jeżeli masz dzieci.
Z webinarów cieszą się także firmy, które na ogół wydają dziesiątki tysięcy dolarów na eleganckie lunche i błyszczące programy konferencji. Cisco twierdzi, że każdego dnia w sesjach WebEx uczestniczą 2 mln osób. Usługi takie jak WebEx nie wymagają specjalnych programów czy sprzętu. Wystarczy w biurze wejść do wyszukiwarki i już można w czasie rzeczywistym przeprowadzać szkolenia, seminaria i prezentacje dla osób i grup z odległych zakątków.
Aplikacje Google: Zdaniem ekspertów, oferta Google, m.in. Gmail, Google Docs, Google Calendar i Google Sites, jest najlepsza w swojej klasie, ponieważ Google usprawnił i ułatwił współpracę między ludźmi pracującymi wspólnie nad projektami. Wiele usług jest darmowych, a dane są bezpiecznie przechowywane i dostępne wszędzie tam, gdzie ma się dostęp do Internetu.
- Gmail jest zdecydowanie najważniejszą bronią w moim arsenale - mówi Steve Rubel, wiceprezes i dyrektor ds. wiedzy w Edelman Digital. - Połączyłem komunikator Gmail z serwisem notify.me, który wysyła mi specjalne powiadomienia, gdy pojawia się wzmianka o mnie na blogach lub ważna wiadomość na CNN. Gmail ma tony pamięci i niesamowite funkcje wyszukiwania, więc przeniosłem też tam osobistą bibliotekę i ciągle zaglądam do niej, gdy chcę szybko znaleźć artykuły, statystyki lub analizy, które są mi potrzebne w pracy.
Narzędzie do utrzymywania kontaktów: Wszyscy słyszeli o Facebooku i LinkedInie. A czy znacie serwis internetowy, gdzie można prowadzić ewidencję spotkanych osób i odbytych z nimi rozmów?
Dzięki produktom takim jak Jibber Jobber nie trzeba już spędzać niezliczonych godzin na przeglądaniu wizytówek i przestarzałego notatnika w poszukiwaniu numerów telefonów komórkowych i fragmentów starych rozmów. Informacje potrzebne przed ważnym lunchem są zgromadzone w jednym miejscu.
- Ważne jest by na dłuższą metę świadomie zarządzać relacjami ze swoimi klientami - tłumaczy Jason Alba, prezes Jibber Jobber. - Przy pomocy Jibber Jobber można szybko i dyskretnie importować kontakty z różnych źródeł, układać relacje według hierarchii ważności, wprowadzać notatki na temat relacji, tworzyć zadania i przekazywać je do ludzi lub firm.
Gdy dobierzemy właściwy zestaw serwisów do swojego typu pracy, technologia stanie się od razu naszym najlepszym przyjacielem. Uwaga jednak na ewentualne pułapki. Rubel ostrzega: - Osoby pracujące przykładowo z aplikacjami internetowymi powinny wybierać te aplikacje, które raczej nie znikną. Należy szukać tych, które mają dochody i szereg nowych funkcji.
Nawet jednak serwisy, które zaprogramowano na efektywność, mogą stać się uciążliwe, jeżeli do tego dopuścimy. By osiągnąć wysoką produktywność, koncentruj się na jednym zadaniu i nie baw się aplikacjami, w czasie gdy masz do zrobienia pracę, która wymaga wyobraźni i inwencji.
Na koniec, nie pozwól, by te przydatne serwisy przysłoniły ci relacje osobiste. Nie potrzebujesz organizować webinaru na szkolenie zespołu z piętra niżej. Należy też wystrzegać się pokusy wymieniania się z menadżerem dziesiątkami e-maili, gdy możemy się od czasu do czasu przejść się do jego biura. Ludzie są z natury istotami społecznymi, więc osobista rozmowa z kolegą lub klientem jest często najlepszym sposobem, by jasno przekazać wiadomość.
Poradnik, ja żyć z toksycznym szefem
Alexandra Levit
Autorka pisze często o pracy i sprawach zawodowych. Jest też autorką książek "They Don't Teach Corporate in College", "How'd You Score That Gig?" i "Success for Hire".
Polecamy: Praca Kraków, Praca Warszawa, Praca Wrocław