Nieobecnego pracownika można zastąpić

Typowa umowa o pracę na czas określony ma ściśle wyznaczone granice czasowe. Określają je data początkowa i końcowa obowiązywania umowy. Okres jej trwania na ogół nie budzi więc żadnych wątpliwości. Nieco inaczej przedstawia się sprawa w przypadku umów o pracę na czas zastępstwa. Umowy te zachowują charakter umów na czas określony, posiadają jednak swoje odrębności. Najważniejsza z nich dotyczy końcowego terminu umowy. W przypadku zatrudnienia na zastępstwo nie musi on być wskazany konkretną datą. Jak sama nazwa wskazuje, omawiana umowa zawierana jest w celu zastępstwa nieobecnego w sposób usprawiedliwiony pracownika (art. 25 § 1 zdanie drugie K.p.). Jej upływ może więc być określony poprzez wskazanie zdarzenia przyszłego, które będzie powodem powrotu zastępowanego pracownika do pracy, np. zakończenie urlopu wychowawczego. Okoliczności powodujące zakończenie umowy mogą też zostać wskazane w jeszcze bardziej ogólny sposób, poprzez odwołanie się do powrotu zastępowanego do pracy. Nie ma też przeszkód prawnych, aby datę końcową obowiązywania umowy ustalić w tradycyjny sposób, tj. poprzez konkretną datę, wydaje się to jednak rozwiązaniem niecelowym, mogącym wywołać wątpliwości w praktyce.

Należy pamiętać, że zdarzeniem, które w każdym przypadku powoduje rozwiązanie umowy na zastępstwo jest powrót zastępowanego pracownika do pracy - wówczas bowiem ustaje powód, dla którego umowa na zastępstwo została zawarta. Wskazanie daty zakończenia umowy przypadającej po powrocie zastępowanego do pracy może w takich okolicznościach "nie pasować" do rzeczywistej daty ustania zatrudnienia, natomiast wskazanie daty przed tym powrotem stwarza niebezpieczeństwo, że zabraknie zastępstwa dla nieobecnego pracownika. Najlepiej więc w umowie na zastępstwo poprzestać na ogólnym zapisie, że rozwiąże się ona z dniem powrotu do pracy osoby zastępowanej. Uniknie się wtedy dylematów związanych z przedłużającą się nieobecnością zastępowanego czy jego wcześniejszym niż ustalony w umowie stawieniem się do pracy.

Umowa na czas zastępstwa posiada charakter terminowy, dlatego stosuje się do niej ogólne zasady Kodeksu pracy dotyczące takich umów, z pewnymi jednak wyjątkami. Dotyczą one m.in. długości wypowiedzenia, które wynosi tylko trzy dni robocze (rozumiane jako dni powszednie, od poniedziałku do soboty). W przeciwieństwie do klasycznych umów na czas określony, umowę na zastępstwo można wypowiedzieć bez względu na jej długość. Nie trzeba też w jej treści umieszczać zastrzeżenia o możliwości jej wypowiedzenia. Inną ważną odmiennością jest brak ochrony przed zwolnieniem, przysługującej pracownicy w ciąży, której umowa na czas określony rozwiązałaby się po upływie 3 miesiąca ciąży. Zgodnie z art. 177 § 3 K.p. umowa ulega wówczas przedłużeniu do dnia porodu, co jednak nie dotyczy pracownicy w ciąży zatrudnionej na zastępstwo. Następną odrębnością jest niestosowanie do tej umowy regulacji z art. 25¹ K.p. (zawieszonego w stosunku do pracodawców - przedsiębiorców od 22.08.2009 r. do 31.12.2011 r.), na mocy której trzecia z rzędu umowa na czas określony zawarta między tymi samymi stronami ulega przekształceniu w umowę na czas nieokreślony, o ile przerwy pomiędzy poszczególnymi umowami nie przekroczyły miesiąca.

Poza tymi różnicami, do umów na zastępstwo stosuje się ogólne regulacje w zakresie nawiązywania zatrudnienia, co oznacza konieczność m.in. założenia i prowadzenia dla zastępcy dokumentacji pracowniczej, skierowania go na badania wstępne i przeprowadzenie szkolenia bhp oraz sporządzenie informacji dodatkowej. Pracownika na zastępstwo trzeba też zapoznać z przepisami zakładowymi, informacją na temat ryzyka występującego na danym stanowisku pracy, jak też wyposażyć, w miarę konieczności, w odzież i obuwie robocze bądź środki ochrony indywidualnej.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 61 (789) z dnia 2011-08-01

GOFIN podpowiada