Komu, ile i w jakiej formie - jak sporządzić listę płac (cz. I)

Artykuł 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, iż pracodawcy jako płatnicy mają obowiązek obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od nich przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej, natomiast art. 4 pkt. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych ustanawia pracodawców płatnikami składek na ubezpieczenie społeczne w stosunku do pracowników. Aby należycie wywiązywać się z wyżej wymienionych obowiązków pracodawcy powinni należycie ewidencjonować wynagrodzenie swoich pracowników za pomocą listy płac i indywidualnych kart przychodów.

Stanowi rodzaj dokumentu księgowego stosowany w rachunkowości potwierdzający naliczenie wynagrodzeń dla pracowników wraz ze wszystkimi obowiązującymi składkami płaconymi zarówno przez pracodawcę jak i pracownika. Na podstawie listy płac pracodawca dokonuje wypłaty wynagrodzenia, a także stanowi ona podstawę rozliczenia pracodawcy z zobowiązań wobec urzędu skarbowego, jak również rozliczenie pracodawcy z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz zasiłków finansowanych z funduszu ubezpieczeń społecznych.

Polski ustawodawca nie przewidział dla list płac jednego ogólnego wzoru, daje to pracodawcom możliwość ich kreowania według własnych potrzeb. Jednakże do elementów obligatoryjnych lista płac należą:

• imię i nazwisko pracownika,
• wynagrodzenie zasadnicze,
• przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne,
• podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne,
• koszty uzyskania przychodu,
• składki na ubezpieczenia społeczne obciążające pracownika
• podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne,
• kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne - wyliczonej i odliczonej od podatku dochodowego,
• podstawa naliczania podatku dochodowego,
• potrącenia,
• wynagrodzenie netto do wypłaty.

Jeżeli chodzi o osoby pozostające w stosunku pracy, pracodawca nie jest obowiązany żadnymi przepisami prawa do prowadzenia list płacy, niemniej jednak obowiązują przepisy nakładające na pracodawcę obowiązek comiesięcznego prowadzenia indywidualnych kart przychodów pracownika (art. 52 ust. 1 ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych dochodów osiąganych przez osoby fizyczne; par. 5.1. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów; par. 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika).

Lista płac sporządzana dla wszystkich pracowników, powinna zawierać oznaczenie pracodawcy, oznaczenie listy płac, miesiąc którego dotyczy, podpis osoby sporządzającej, jak i osoby akceptującej.

Przy ustalaniu wynagrodzenia pracodawca bierze pod uwagę wynagrodzenie brutto, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne, wartość przychodu (ogółem), wysokość obowiązujących składek na ubezpieczenie społeczne, koszt uzyskania przychodu, kwoty dochodu pracownika, wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, skalę podatkową, ulgę podatkową, składkę na ubezpieczenia zdrowotne (odliczana od podatku), zaliczkę na podatek oraz wynagrodzenie netto do wypłaty.

W pierwszej kolejności pracodawca powinien ustalić wynagrodzenie pracownika, na które składają się tzw. płaca zasadnicza, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, pracę w nocy, premie, wynagrodzenie za urlop, zasiłki przysługujące z ZUS, jak również ekwiwalent za niewykorzystany urlop, a dodatkowo wynagrodzenie za czas choroby. Pracodawca winien ustalić, które składniki są opodatkowane, a które natomiast zwolnione od podatku.

Kolejnym elementem listy płac jest wskazanie składek na ubezpieczenie społeczne. Przy ustaleniu wymiaru składek brane są prawie wszystkie składniki wynagrodzenia. Do nieoskładkowanych elementów należą odszkodowania i rekompensaty wypłacane na podstawie prawa pracy, odprawy emerytalne, odprawy rentowe, a przede wszystkim wynagrodzenia za czas choroby.

Wysokość składek na ubezpieczenia społeczne w 2010 r. pozostała taka sama jak w roku poprzednim, stopy procentowe składek nie uległy zmianie, wynoszą:

• emerytalna - 19,52% podstawy wymiaru;
• rentowa - 6,0% podstawy wymiaru;
• chorobowa - 2,45% podstawy wymiaru.

Każdą składkę z osobna nalicza się od podstawy wymiaru, zaokrąglając do pełnych groszy. Należy następnie zsumować składki zaokrąglone.

Pracodawca nie może przy sporządzaniu listy płac zapomnieć o kosztach uzyskania przychodów. Dla ich ustalenia niezbędne jest skorzystanie z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 22 ust. 2). Koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku pracy wynoszą więc:

• 111,25 zł miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 1335 zł, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku pracy, natomiast z kilku stosunków pracy nie może przekroczyć rocznie 2002,05 zł;
• 139,06 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1668,72 zł (z tytułu jednego stosunku pracy) w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę (z kilku stosunków pracy koszt ów nie może przekroczyć rocznie 2502,56 zł).

Od tak obliczonej podstawy opodatkowania pracodawca oblicza zaliczkę na podatek dochodowy według skali podatkowej. Obecnie mamy do czynienia ze skalą progresywną, z obowiązującymi dwiema stawkami 18% i 32%. Równocześnie do obliczania zaliczki na podatek dochodowy dokonuje się obliczenia na ubezpieczenie zdrowotne wysokość składki na 2010r. wynosi 9% podstawy wymiaru. Ponadto zgodnie z obowiązującymi przepisami istniej możliwość odliczenia składki na ubezpieczeni zdrowotne od zaliczki na podatek dochodowy (7,75% podstawy wymiaru). Bardzo ważne jest rozróżnienie składki na ubezpieczenie zdrowotne (9% podstawy wymiaru) od składki zdrowotnej odliczanej od podatku (stanowiącej 7,75% podstawy wymiaru składki).

Zakładając, że pracownik nie ma żadnych potrąceń, aby uzyskać wynagrodzenie netto pracownika przychód należy pomniejszyć o składki na ubezpieczenie społeczne, o zaliczkę podatkową a także składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Agnieszka Celeban

Kancelaria Filipek & Kamiński sp.k.

Podstawa prawna:

1. 1. Ustawa z dn. 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - tekst jedn. Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz.1585.
2. Ustawa z dn. 26.06.1974 r. Kodeks pracy - tekst jedn. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.
3. Ustawa z dn. 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - tekst jedn. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.
4. Ustawa z dn. 20.11.1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne - Dz.U. Nr 144, poz. 930 z późn. zm.
5. Rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. z 2003 r. Nr 152, poz. 1475 z późn. zm.
6. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - Dz.U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.