Akta pracownicze; Kiedy należy złożyć raport ZUS RIA?
Przepisy, które weszły w życie od 1 stycznia br., umożliwiają pracodawcy skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 lat do 10 lat. Jest to jednak możliwe tylko wtedy, gdy pracodawca przekaże do ZUS odpowiednie dokumenty z wykazanymi danymi, na podstawie których nastąpi ustalenie prawa do świadczenia emerytalnego lub rentowego oraz jego wysokości. Do przekazania tych informacji służy raport ZUS RIA.
Aby skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, płatnik powinien najpierw przekazać do ZUS (w dowolnym dla niego terminie) oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW). W oświadczeniu tym płatnik zobowiązuje się, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999-31.12.2018.
Raport informacyjny ZUS RIA zastąpi obowiązek wystawiania przez płatnika w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń. Płatnik składek może go złożyć zarówno za pracowników, jak i zleceniobiorców, zatrudnionych od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. Jego złożenie skróci czas przechowywania przez płatnika dokumentacji pracowniczej z 50 lat do 10 lat. Lata te liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym płatnik złoży raport ZUS RIA (z wyjątkiem przypadków, kiedy przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania takiej dokumentacji).
W raporcie informacyjnym ZUS RIA należy wykazać ściśle określone dane (patrz ramka). Zostały one wyszczególnione w obowiązującym od 1 stycznia 2019 r. art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.). Druk ZUS RIA dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Składki ZUS.
Wzór raportu ZUS RIA stanowi załącznik nr 22 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych... (Dz. U. z 2018 r. poz. 2495).
Składa się on z 12 bloków. Najwięcej jednak wątpliwości może przysparzać płatnikom wypełnienie bloku IV.-XI.
Blok IV. płatnik wypełnia tylko w przypadku, gdy składa raport ZUS RIA za ubezpieczonego, który był pracownikiem. Podaje w nim informacje dotyczące rozwiązania/wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy/stosunku służbowego, tj.: datę rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy, 3-znakowy kod wygaśnięcia/kod trybu rozwiązania stosunku pracy/stosunku służbowego, odpowiedni kod podstawy prawnej oraz informację z czyjej inicjatywy doszło do rozwiązania stosunku pracy. Dane zawarte w tej części raportu powinny dotyczyć wyłącznie ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego, który ustał w okresie 1 stycznia 1999 r. - 31 grudnia 2018 r. Nie mogą one być sprzeczne z danymi wynikającymi ze świadectwa pracy.
Blok V. płatnik wypełnia w przypadku, gdy w latach kalendarzowych przypadających od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. wypłacił ubezpieczonemu przychód w innym roku niż rok kalendarzowy, za który był on należny, i o ile przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Przykładowo płatnik powinien wykazać w tym bloku wynagrodzenie wypłacone w styczniu danego roku należne za grudzień poprzedniego roku. Jeśli natomiast w latach kalendarzowych przypadających od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. płatnik wypłacił ubezpieczonemu przychód w innym roku niż rok kalendarzowy, za który był on należny, i o ile przychód ten nie stanowił podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych, ale podlegał składce wypadkowej, to wtedy wypełnia blok VI. Taka sytuacja ma miejsce, gdy w danym roku kalendarzowym płatnik zaprzestał opłacania za ubezpieczonego składek emerytalno-rentowych, ponieważ jego przychody przekroczyły roczny limit podstawy wymiaru tych składek.
Blok VII. płatnik wypełnia, jeżeli w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. ubezpieczonemu w danym miesiącu obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego wypłacono również przychód, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych. Chodzi tu o składniki wynagrodzenia zwolnione z oskładkowania na podstawie § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949).
W bloku VIII. podaje się z kolei okresy niewykonywania pracy nauczycielskiej od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 128). Chodzi tu o publiczne i niepubliczne przedszkola, szkoły publiczne i niepubliczne o uprawnieniach szkół publicznych, publiczne i niepubliczne placówki kształcenia ustawicznego i placówki, o których mowa w art. 2 pkt 7 i 8 ustawy Prawo oświatowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 996 ze zm.).
Wypełniając ten blok pomija się okresy, w których praca nie była wykonywana z powodu np.: urlopu dla poratowania zdrowia, urlopu wychowawczego, urlopu bezpłatnego, niezdolności do pracy, za które nauczyciel pobierał wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy, pobierania zasiłku macierzyńskiego lub opiekuńczego, urlopu na dalsze kształcenie się, urlopu szkoleniowego, stanu nieczynnego.
Z kolei w bloku IX. należy podać okresy wykonywania pracy nauczycielskiej w placówkach, o których mowa w art. 1 ustawy - Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2018 r. poz. 967 ze zm.), pomijając te okresy, w których praca ta nie była wykonywana, takie same jak w przypadku wypełniania bloku VIII. W bloku X. i XI. podaje się natomiast dane dotyczące okresów wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze wymienione odpowiednio w ustawie o emeryturach i rentach z FUS oraz o emeryturach pomostowych.
Termin na złożenie w ZUS tego raportu związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania pracownika/zleceniobiorcy z ubezpieczeń społecznych. Jeżeli płatnik przekaże do organu rentowego oświadczenie OSW i go nie odwoła, wówczas raport informacyjny ZUS RIA sporządzony za każdego pracownika/zleceniobiorcę, powinien przekazać do ZUS:
- w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia - jeżeli pracownik/zleceniobiorca zakończył u płatnika pracę przed złożeniem oświadczenia,
- wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA - jeśli pracownik/zleceniobiorca zakończył u płatnika pracę po złożeniu oświadczenia.
autor: Dorota Wyderska Gazeta Podatkowa nr 25 (1587) z dnia 2019-03-28
