Kiedy pracownik musi zwrócić nienależne świadczenie?

Środa, 15 maja 2013 (07:00)

Sytuacje, w których pracownik otrzymuje wynagrodzenie wyższe niż wynikające z umowy, nie należą wcale do rzadkości. Służbom kadrowym zdarza się pomylić przy wyliczaniu wynagrodzenia albo przy ustalaniu prawa do różnych dodatkowych świadczeń związanych z zatrudnieniem. Zdecydowanie łatwiej jest jednak dokonać pomyłkowej wypłaty niż po zauważeniu błędu odzyskać "stracone" pieniądze. W większości przypadków pracodawca musi uzyskać na to zgodę pracownika lub postarać się o sądowe potwierdzenie dochodzonej należności.

Zdjęcie

Korekta dokonanej wypłaty może być przeprowadzona bez zgody pracownika pod warunkiem, że nastąpi w terminie płatności wynagrodzenia /© Panthermedia
Korekta dokonanej wypłaty może być przeprowadzona bez zgody pracownika pod warunkiem, że nastąpi w terminie płatności wynagrodzenia
/© Panthermedia

Oferty pracy dla Ciebie

Nadwyżka pensji do odliczenia przy wypłacie

Wyliczenie wynagrodzenia za pracę zależy od wielu różnych czynników. Do podstawowych informacji branych pod uwagę przy ustalaniu pensji za dany miesiąc należą dane dotyczące nieobecności pracownika, ich rodzaju i długości. Wystąpienie absencji, za które pracownik nie nabywa prawa do wynagrodzenia za pracę, może zasadniczo zmienić wynik wyliczeń. W firmach, które dokonują wypłaty pensji na koniec miesiąca, służby kadrowe często są "zaskakiwane" nieobecnością pracownika przypadającą na ostatnie lub ostatni dzień miesiąca. Praktycznie przy takim terminie wypłaty nie ma wówczas możliwości jej prawidłowego ustalenia. W takiej sytuacji powstaje nadwyżka wynagrodzenia, stanowiąca różnicę pomiędzy wynagrodzeniem należnym (z uwzględnieniem nieobecności) a wypłaconym.

W razie zawyżenia wynagrodzenia z powodu naliczenia go przed wystąpieniem chorobowej niezdolności do pracy, odliczeniu podlega różnica pomiędzy normalnym wynagrodzeniem pracownika a przysługującym mu za okres nieobecności wynagrodzeniem (lub zasiłkiem) chorobowym. W przypadku absencji, za które pracownik nie nabywa prawa do żadnego świadczenia (np. przy jednodniowym urlopie bezpłatnym udzielonym w ostatnim dniu miesiąca), różnica jest bardziej znacząca.

Reklama

Ponieważ "zwyżka" wynagrodzenia w omawianych sytuacjach nie wynika z błędu czy zaniedbania pracodawcy, a z okoliczności, na które nie ma on żadnego wpływu, ustawodawca pozwala na odliczenie nienależnych kwot z pensji pracownika. Nie jest to potrącenie w sensie ścisłym, a jedynie korekta dokonanej wypłaty. Może być przeprowadzona bez zgody pracownika, jednak pod warunkiem, że nastąpi w terminie płatności wynagrodzenia, następującym bezpośrednio po zawyżonej wypłacie (art. 87 § 7 K.p.). Do odliczenia wynagrodzenia w późniejszym terminie trzeba już uzyskać zgodę pracownika.

Pomyłka w obliczeniach nie obciąża pracownika

Prawo pracy pozwala pracodawcy na "przymusowe" odliczenie tylko wtedy, gdy do nadpłaty wynagrodzenia dochodzi z powodu wystąpienia nieobecności pracownika niedającej prawa do wynagrodzenia za pracę. Nie odnosi się natomiast do przypadku, gdy pensja została obliczona z "nadwyżką" w konsekwencji popełnienia błędu przy wyliczeniach. Ta druga sytuacja nie daje pracodawcy żadnego uprzywilejowania, jeżeli chodzi o wyegzekwowanie od pracownika nienależnych mu pieniędzy. Nie ma wówczas możliwości odliczenia z wynagrodzenia przy najbliższej wypłacie, chyba że zgodzi się na to pracownik.

Roszczenie o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia za pracę ulega przedawnieniu z upływem 3 lat od daty jego wymagalności.

Zgoda na potrącenie musi być wyrażona na piśmie i odnosić się do konkretnej kwoty, która została nadpłacona. Jeżeli pracownik odmówi zwrotu sumy, o którą został bezzasadnie wzbogacony, pracodawcy pozostaje tylko droga sądowa. W celu wyegzekwowania należności od pracownika potrzebny więc będzie tytuł wykonawczy (najczęściej prawomocny nakaz zapłaty zaopatrzony w klauzulę wykonalności). To jednak nie koniec formalności, bo aby potrącić nadpłaconą należność potwierdzoną już odpowiednim tytułem wykonawczym, pracodawca jako wierzyciel musi zainicjować postępowanie egzekucyjne - chyba że pracownik w ostateczności zdecyduje się zapłacić.

Warto nadmienić, że omówione zasady dotyczą nie tylko zwrotu błędnie wyliczonego wynagrodzenia za pracę, ale także odzyskania przez pracodawcę innych świadczeń ze stosunku pracy, do których prawo zostało mylnie ustalone przez pracodawcę. Jeżeli przykładowo pracownik otrzymał trzynastkę w sytuacji, gdy za dany rok w ogóle nie nabył do niej prawa, jej odzyskanie będzie możliwe tylko za zgodą pracownika lub po uzyskaniu tytułu wykonawczego.

Odprawa i odszkodowanie czasami do zwrotu

Pracownik, który został zwolniony na podstawie ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. z 2003 r. nr 90, poz. 844 ze zm.) tzw. ustawy o zwolnieniach grupowych, nabywa z tego tytułu prawo do odprawy. Jest ona formą rekompensaty dla pracownika za utratę przez niego miejsca pracy z powodów nieleżących po jego stronie (najczęściej ekonomicznych dotyczących zakładu pracy). W wielu przypadkach pracownicy kwestionują takie zwolnienie, podważając w odwołaniu do sądu pracy ich zasadność oraz podane przez pracodawcę przyczyny rozwiązania stosunku pracy. W razie wygranej w sądzie pracownik może się jednak niemile rozczarować.

Ujemną konsekwencją uwzględnienia przez sąd odwołania pracownika jest konieczność zwrotu przez niego odprawy, jako nienależnego świadczenia. Skoro bowiem sąd uznał, zgodnie z twierdzeniami pracownika, że powodem zwolnienia była faktycznie inna przyczyna niż wskazana przez pracodawcę, to podstawa do wypłacenia odprawy traci swą aktualność. Tak też uznał Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 26 czerwca 2006 r., sygn. akt II PK 330/05. Sąd wskazał, że: "Pracownik, wnosząc pozew o przywrócenie do pracy, musi liczyć się z tym, że powództwo może zostać uwzględnione i wtedy odpadnie podstawa zapłaty odprawy z art. 8 ustawy (...) o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy (...) a odprawa wypłacona stanie się świadczeniem nienależnym".

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)

autor: Agata Barczewska

Gazeta Podatkowa nr 38 (975) z dnia 2013-05-13

GOFIN podpowiada

Więcej na temat:zarobki | Gazeta Podatkowa | prawo pracy

Zobacz również

  • Po ilu latach pracy zarobisz najwięcej?

    Najwyższe wynagrodzenia otrzymują pracownicy o stażu pracy wynoszącym od 11 do 15 lat. Połowa z nich zarabiała przynajmniej 5000 zł brutto miesięcznie - wynika z Ogólnopolskiego Badania Wynagrodzeń... więcej