Wymagania ergonomii dotyczące oprogramowania

Zgodnie z zawartymi w wyżej wymienionym załączniku zasadami pracodawca powinien uwzględnić w szczególności niżej wymienione wymagania.

Oprogramowanie powinno:

• odpowiadać przewidzianemu do wykonania zadaniu

• być łatwe w użyciu oraz dostosowane do poziomu wiedzy i (lub) doświadczenia pracownika

Systemy komputerowe muszą:

• zapewniać przekazywanie pracownikom informacji zwrotnej o ich działaniu

• gwarantować wyświetlanie informacji w formie i tempie odpowiednich dla pracownika

Ponadto, zgodnie ze wskazanymi wyżej przepisami, pracodawca nie może bez wiedzy pracownika dokonywać kontroli jakościowej i ilościowej jego pracy, a przy tworzeniu oprogramowania i przetwarzaniu danych należy stosować zasady ergonomii.

Oprogramowanie odpowiednie do zadań

Wśród oprogramowania najczęściej stosowanego przez pracodawców można wskazać oprogramowanie biurowe (edytory tekstów, arkusze kalkulacyjne), bazy danych, programy specjalistyczne: finansowo-księgowe, magazynowe, inżynierskie, prawnicze, pomocnicze dla menedżerów (do przeprowadzania analiz, statystyk), programy ułatwiające podejmowanie decyzji, a także programy komunikacyjne (do wysyłania e-maili, transferu danych).

Obowiązkiem pracodawcy jest odpowiedni dobór oprogramowania, które będzie użytkowane na danym stanowisku pracy lub stanowiskach pracy, tak aby pracownik mógł sprawnie realizować swoje zadania. Jeżeli chodzi o dostęp do oprogramowania, to mamy dwie możliwości: pracodawca dokona zakupu gotowego programu lub program stworzony zostanie przez informatyków na indywidualne zamówienie pracodawcy.

W obydwu przypadkach przed podjęciem decyzji o zakupie albo przed przystąpieniem do tworzenia programu należałoby zebrać od pracowników informacje o tym, jakie zadania będą wykonywane za pomocą komputera i dostarczonego im odpowiedniego programu. Można to zrobić w formie ankiety lub rozmowy przeprowadzonej z pracownikami. Jak podkreśla się w literaturze przedmiotu, zadania powinny być rozpisane w sposób jak najbardziej konkretny, tak aby twórca programu lub osoba odpowiedzialna za jego wybór z gotowych produktów na rynku, mieli możliwość zrozumienia potrzeb użytkowników. W przypadku zakupu gotowych programów można skorzystać z proponowanych przez producentów programów testowych, pozwalających w praktyce zapoznać się użytkownikom z możliwościami, jakie niesie program komputerowy.

Przy ocenie jakości oprogramowania uwzględnia się m.in. relację pomiędzy wysiłkiem a efektem, skuteczność wspomagania zadań oraz poziom satysfakcji użytkownika (jego zadowolenie).

Oprogramowanie łatwe w użyciu

Zakupione lub tworzone oprogramowanie powinno być również przyjazne dla użytkownika, czyli łatwe w użyciu i dostosowane do poziomu wiedzy i (lub) doświadczenia pracownika. W tym przypadku fachowcy wskazują dwie możliwości - po pierwsze, wybór możliwie najłatwiejszego i najprostszego oprogramowania, którego obsługi można się łatwo nauczyć oraz szkolenia organizowane dla pracowników. Podkreśla się, że mogą to być zarówno szkolenia formalne, jak nieformalne, np. komunikacja grupowa, fora dyskusyjne, pomoc pracownika eksperta.

Informacja zwrotna o działaniu systemu komputerowego

Praca przy monitorach ekranowych należy do prac uciążliwych, a niewłaściwe (złe) oprogramowanie może tę uciążliwość zwiększyć. Jak wskazują wyniki badań, przytaczane w literaturze przedmiotu, pracownikom najbardziej przeszkadza utrata kontroli nad oprogramowaniem (szczególnie wśród osób rozpoczynających pracę z oprogramowaniem); kolejne utrudnienia w wykonywaniu pracy powodują: niewystarczające wsparcie ze strony oprogramowania oraz jakość i nieczytelność informacji.

Jako formę utraty kontroli nad oprogramowaniem wskazuje się m.in.:

• brak wiedzy użytkownika o tym, co dzieje się z programem (brak komunikatów),
• sytuacje, w których program wykonuje czynności nieplanowane przez użytkownika,
• sytuacje, gdy program wysyła komunikaty, których użytkownik nie rozumie.

Zgodnie z oceną heurystyczną, oprogramowanie komputerowe powinno przekazywać użytkownikowi informację o aktualnie zachodzących procesach - poprzez wyświetlanie odpowiednich komunikatów, a same komunikaty powinny być formułowane prostymi, zrozumiałymi dla użytkownika słowami (należy unikać fachowego, specjalistycznego słownictwa). Natomiast w razie gdy użytkownik wykona jakąś operację przez pomyłkę, powinien mieć możliwość łatwego wycofania się (funkcje "cofnij" lub "powtórz").

Wyświetlanie informacji w odpowiedniej formie i tempie

Istotne jest również, aby wyświetlane na monitorze informacje miały odpowiednie tempo. Informacje nie powinny ukazywać (zmieniać się) ani zbyt szybko, ani zbyt wolno, gdyż skutkować to może zarówno stratą czasu przez użytkownika, jak i jego frustracją, a w dalszym efekcie - zmniejszyć efektywność pracy. Program powinien umożliwiać osiągnięcie celów poprzez racjonalne wykorzystanie czasu i wysiłku. Informacje wyświetlane za pośrednictwem oprogramowania powinny mieć również odpowiednią formę zrozumiałą dla użytkownika programu (chodzi zarówno o informacje słowne, jak i przekazywane za pomocą symboli).

Kontrola jakości i ilości wykonanej przez pracownika pracy

Rejestrowanie ilości i jakości wykonywanej na danym oprogramowaniu pracy jest jedną z form kontroli prawidłowości doboru zakupionego programu komputerowego. Rozporządzenie z 1 grudnia 1998 r. nakazuje, aby kontrola taka odbywała się po uprzednim poinformowaniu pracownika, co pozostaje w zgodzie z innymi przepisami prawa pracy regulującymi kwestie zasad kontroli pracowników.

Zasady ergonomii

Oprócz przedstawionych powyżej, można wskazać dodatkowo konieczność zapewnienia przez oprogramowanie bezpieczeństwa zarówno dla ludzi, jak i środowiska, czy odpowiedni interfejs ułatwiający komunikację z komputerem (tekstowy lub graficzny).

Beata Naróg, specjalistka prawa pracy