Wycieczki dla pracowników finansowane ze środków ZFŚS

1. Ogólne zasady ewidencji dopłat z ZFŚS do wycieczki zorganizowanej dla pracowników

Pracodawca zorganizował wycieczkę dla pracowników. Koszt uczestnictwa każdego pracownika w wycieczce został częściowo sfinansowany ze środków ZFŚS, a pozostała kwota została sfinansowana przez pracowników. Jak w tej sytuacji przebiegać będą księgowania?

Często pracodawcy przyznają świadczenia na rzecz pracowników w formie dopłat do różnych form wypoczynku osób uprawnionych, w tym m.in. wycieczek krajowych lub zagranicznych.

Należy pamiętać, iż w sytuacji gdy wycieczka organizowana jest przez zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS), dofinansowanie powinno być imiennie skierowane do osób uprawnionych do korzystania z pomocy tego funduszu. Założeniem bowiem ZFŚS jest przyznawanie ulg i świadczeń oraz innych dopłat w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS przy uwzględnieniu określonych kryteriów socjalnych, poprzedzających indywidualną ocenę sytuacji socjalnej pracownika. Od tej oceny zależy, czy dana osoba będzie mogła skorzystać z pomocy i jaka będzie wysokość tej pomocy. Obowiązek ten nakłada art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.), dalej zwanej ustawą o ZFŚS. Nie jest zatem możliwe przyznawanie świadczeń wszystkim pracownikom w tej samej wysokości.

Ewidencja księgowa zdarzeń związanych ze zorganizowaniem wycieczki, w sytuacji gdy koszt uczestnictwa każdego pracownika w wycieczce został częściowo sfinansowany ze środków ZFŚS, a pozostała kwota została sfinansowana przez pracowników, może przebiegać następująco:
 

2. Opodatkowanie i oskładkowanie świadczeń polegających na dofinansowaniu z ZFŚS wycieczki dla pracowników

Czy świadczenie polegające na zakupie wycieczki lub jej dofinansowaniu sfinansowane ze środków ZFŚS jest dla pracownika i jego rodziny przychodem obciążonym podatkiem dochodowym od osób fizycznych?

Zasadniczo dopłaty do wypoczynku są dla pracowników przychodem ze stosunku pracy podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, o którym mowa w art. 12 ust. 1 updof. Przy czym w ustawie tej zawarty jest katalog zwolnień przedmiotowych. Wolna od podatku dochodowego jest m.in. wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych:

a) świadczeń rzeczowych oraz

b) otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych,

- sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Przepis ten zawiera zastrzeżenie, że rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi (art. 21 ust. 1 pkt 67 updof).

Obecnie przepis art. 21 ust. 1 pkt 67 updof odnosi się nie tylko do świadczeń rzeczowych, ale i pieniężnych. Powstaje jednak pytanie, czy świadczenie polegające na zakupie wycieczki lub jej dofinansowaniu mieści się w dyspozycji tego przepisu?

W odpowiedzi na zapytanie naszego Wydawnictwa w kwestii stosowania zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych świadczeń pracowniczych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 67 updof, Ministerstwo Finansów w piśmie z 30 marca 2010 r. wyjaśniło:

"Uprzejmie informuję, że na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.), wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Nowe brzmienie cytowanego przepisu odnosi się zatem nie tylko do świadczeń rzeczowych, ale i pieniężnych. Ze zwolnienia (w granicach obowiązującego limitu oraz o ile spełnione są pozostałe przesłanki zawarte w przepisie) korzysta obecnie także świadczenie polegające na zakupie wycieczki lub jej dofinansowaniu sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Podobnie w przypadku emerytów, gdzie zastosowanie ma art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy".
 

Czy dopłaty z ZFŚS do wycieczki są zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne?
 

Zgodnie z art. 18 ust. 1 oraz art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.), podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Należy także zwrócić uwagę na § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.), stanowiący katalog przychodów wyłączonych z podstawy wymiaru składek. W katalogu tym w pkt 19 zostały wymienione świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Zatem dopłaty z ZFŚS osobom uprawnionym do korzystania z tego funduszu są zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne. Zwolnienie ze składek ZUS nie jest przy tym uzależnione od spełnienia żadnych dodatkowych warunków.

Analogiczne zasady stosuje się do składek na ubezpieczenie zdrowotne na podstawie art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

Czy wydatki związane z organizacją wycieczki zalicza się do kosztów uzyskania przychodów?

Jak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 42 updof i art. 16 ust. 1 pkt 45 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
 

3. Przykład ewidencji zakupu i dofinansowania z ZFŚS wycieczki dla pracowników

I. Założenia:

1. Pracodawca zorganizował w maju 2010 r. wycieczkę dla pracowników o łącznej wartości: 60.000 zł.

2. Koszt uczestnictwa każdego pracownika w wycieczce został dofinansowany ze środków ZFŚS i był uzależniony od dochodów. W ogólnej sumie z ZFŚS dofinansowano koszt w wysokości: 24.750 zł. W wycieczce brało udział 45 pracowników.

3. Dla każdego z pracowników było to pierwsze świadczenie finansowane ze środków ZFŚS. Zatem do każdego z nich zastosowano kwotę: 380 zł, jako kwotę zwolnioną z podatku dochodowego. Od pozostałej kwoty naliczono i pobrano podatek dochodowy.

4. Zapłaty dokonano bezpośrednio z konta ZFŚS.

II. Dekretacja:
 

III. Księgowania: