Spotkania okolicznościowe (integracyjne)

Czy wydatki na spotkanie wigilijne z pracownikami mogą być kosztem podatkowym? Czy uczestnictwo w takim spotkaniu stanowi dla pracowników przychód?

Koszty organizacji spotkań okolicznościowych

Z okazji Świąt Bożego Narodzenia wielu pracodawców organizuje spotkania okolicznościowe typu zabaw choinkowych, spotkań wigilijnych lub noworocznych. Z założenia spotkania takie mają charakter integracyjny. Ich celem jest poprawienie atmosfery pracy, stworzenie towarzyskich relacji oraz poczucia więzi między pracownikami, a w konsekwencji podniesienia efektywności ich działania. Ponieważ udział w tych spotkaniach nie jest uzależniony od sytuacji rodzinnej, życiowej czy materialnej pracowników, wydatki takie nie noszą znamion wydatków socjalnych. Tym samym nie powinny być finansowane ze środków ZFŚS, lecz ze środków obrotowych. Wydatki dotyczące tego typu imprez (np. koszty wynajmu sali, oprawa artystyczna, konsumpcja - bez alkoholu) stanowią koszty pośrednio związane z przychodami i zalicza się je w koszty uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia.

Tak też wyjaśniła Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 26 sierpnia 2009 r., nr IPPB5/423-412/09-2/JC:

"(...) poniesione przez Spółkę wydatki, takie jak: wynajem sali, torów do kręgielni, koszty organizacji koncertu, dyskoteki, wydatki na gastronomię, noclegi mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Wydatki na alkohol nie stanowią kosztów podatkowych.

W tym miejscu tutejszy organ zaznacza, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Trzeba pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego. Dlatego podatnik powinien posiadać dowody dokumentujące integrujący i motywacyjny charakter imprezy. (...)"

Możliwość zaliczenia wydatków na cele integracyjne do kosztów podatkowych potwierdziło również Ministerstwo Finansów w piśmie z 30 grudnia 2005 r., nr PB3/GN-8213-298/05/1680):

"Kosztami podatkowymi są również tzw. koszty pracownicze. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w postaci organizacji dla nich imprez okolicznościowych i integracyjnych. Wydatki te związane są bowiem z prowadzoną przez podatnika działalnością oraz mają na celu poprawę atmosfery pracy i zintegrowanie pracowników z pracodawcą (podatnikiem), a przez to zwiększenie efektywności ich pracy (podkreśl. red.)."

Należy zwrócić uwagę, że taka kwalifikacja kosztów dotyczy jedynie imprez przeznaczonych wyłącznie dla pracowników. Jeżeli bowiem na taką imprezę zaprosimy kontrahentów, to wówczas koszty organizacji (przynajmniej w części) mogą zostać potraktowane jako koszty reprezentacji, a to spowoduje brak możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów. Organy podatkowe oraz sądy administracyjne zgodnie bowiem stwierdzają, że część nakładów dotycząca gości spoza firmy nie powinna być ujęta w rachunku podatkowym:

"(...) wydatki na zorganizowanie spotkań wigilijnych, w których oprócz pracowników uczestniczą osoby im towarzyszące lub członkowie ich rodzin, można uznać za koszt uzyskania przychodu jedynie w części przeznaczonej dla pracowników, jeżeli istnieje możliwość ich wydzielenia" - tak wyjaśniła Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 18 grudnia 2007 r., nr ILPB3/423-119/07-2/MC.

Przychód podatkowy u uczestnika imprezy

Odnośnie powstania obowiązku ustalenia przychodu u uczestnika imprezy integracyjnej, w praktyce funkcjonują dwa poglądy. Pierwszy z nich uznaje, że przychód w takim przypadku powstaje jedynie wówczas, gdy możliwe jest przyporządkowanie świadczenia poszczególnym uczestnikom imprezy. Jeżeli jednak wstęp na imprezę nie jest imienny, czyli faktyczna liczba gości nie jest znana, wówczas pracodawca nie jest w stanie określić wysokości świadczenia przypadającego na poszczególnego pracownika, a więc przychód ze stosunku pracy nie powstaje.

Jednak organy podatkowe prezentują mniej korzystne stanowisko. Wynika z niego, że nawet wtedy, gdy propozycja wzięcia udziału w firmowej imprezie kierowana jest do wszystkich pracowników lub gdy z faktury zakupu usług cateringowych lub gastronomicznych nie wynika ilość osób biorących udział w imprezie, to pracodawca ma możliwość ustalenia przychodu otrzymanego przez pracownika uczestniczącego w takiej imprezie.

Zawsze bowiem można stworzyć listę chętnych oraz faktycznych uczestników danego spotkania. Następnie należy koszt imprezy podzielić przez ilość osób biorących udział w imprezie, co da nam kwotę przychodu na jedną osobę. Tak wyjaśniła m.in. Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 7 listopada 2008 r., nr IPPB2/415-1159/08-5/AK:

"(...) jeżeli chodzi o opodatkowanie spotkania integracyjnego organizowanego w formie imprezy rekreacyjnej, zakupu usług cateringowych, w którym udział pracownika ma charakter fakultatywny (nie obowiązkowy, dobrowolny), a koszty w całości ponoszone są przez zakład pracy, w związku z uczestnictwem w spotkaniu pracownicy osiągają konkretną korzyść finansową podlegającą opodatkowaniu. Pracodawca nie organizuje imprezy otwartej, tylko imprezę skierowaną do konkretnej grupy osób (pracowników). W związku z powyższym jest w stanie ustalić faktyczną liczbę osób biorących udział w spotkaniu chociażby poprzez stworzenie listy osób, które wyrażą chęć uczestnictwa w spotkaniu, a następnie poprzez fizyczne potwierdzenie obecności.

W związku z powyższym pracodawca jest w stanie określić, którzy pracownicy brali udział w imprezie. Bez znaczenia pozostaje fakt, ile dany pracownik skonsumował posiłków, a także czy skorzysta z organizowanych gier, konkursów i czy otrzyma nagrodę dla zwycięzcy, gdyż koszty zakupu tych usług ponoszone są niezależnie od tego, czy pracownik skorzystał z nich w pełnym zakresie, czy nie.

Wartość świadczenia należy obliczyć dzieląc kwotę (wynikającą z wystawionych faktur i rachunków, które posiada Wnioskodawca) przez liczbę pracowników biorących udział w spotkaniu integracyjnym.

Wartość świadczeń opłaconych za pracownika pracodawca ma obowiązek doliczać do wynagrodzenia wypłaconego w danym miesiącu i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy (podkreśl. red.) (...)."

Trudno jest bezkrytycznie zgodzić się z prezentowanym stanowiskiem. Przy takim podejściu, w ocenie organów podatkowych, zawsze można ustalić przychód uzyskany przez pracownika. Prezentowany pogląd prowadzi do wniosku, że uzyskaniem przychodu jest sama możliwość otrzymania świadczenia, a nie faktyczne jego otrzymanie. W myśl tego podejścia, samo pojawienie się na liście gości generuje przychód pracownika, co jest sprzeczne z przepisem podatkowym, według którego opodatkowane są świadczenia otrzymane - a nie jedynie hipotetyczne. Zatem w naszej ocenie, w sytuacjach gdy jednostka ponosi koszty organizacji spotkania bez możliwości wyodrębnienia (kalkulacji) "osobokosztu", to przychód podatkowy u uczestnika spotkań w ogóle nie powstaje, ponieważ nie można go w żaden wiarygodny sposób ustalić. Inaczej jest w sytuacjach, gdy skalkulowany koszt wykazany jest w przeliczeniu na jednego uczestnika, np. koszt wycieczki, nocleg w hotelu, posiłku w restauracji, stołówce czy jakiegoś biletu wstępu. Wówczas nie ma wątpliwości, że osoba obdarowana uzyskała wymierny przychód.

Na marginesie warto dodać, że na analogicznych zasadach powstaje przychód u pracownika, którego członkowie rodziny biorą udział w imprezach zorganizowanych przez pracodawcę. W takich przypadkach nie należy określać przychodu u poszczególnych członków rodziny pracownika, gdyż zakład pracy świadczenie w postaci umożliwienia udziału w imprezie pracownikowi wraz z rodziną przekazuje pracownikowi. Zatem ewentualny przychód wynikający z możliwości udziału w imprezie zarówno przez samego pracownika, jak również przez członków jego rodziny, jest przychodem wyłącznie tego pracownika.

Podsumowując:

O ile pracodawca może ustalić wartość świadczenia, przypadającą na danego pracownika, wynikającą z uczestnictwa w imprezach typu podsumowanie roku, Wigilia czy spotkanie noworoczne, zalicza ją do przychodów ze stosunku pracy. Świadczenie to podlega opodatkowaniu.

Natomiast jeżeli pracodawca będący organizatorem spotkania integracyjnego opłaca jego koszty w sposób uniemożliwiający zindywidualizowanie wydatków, to u pracownika nie powstaje przychód w rozumieniu art. 12 ustawy o PDOF.

Oskładkowanie przychodów z tytułu uczestnictwa w imprezie

Jeżeli sfinansowane przez pracodawcę koszty uczestnictwa pracowników w spotkaniu okolicznościowym są dla pracowników przychodem ze stosunku pracy, to wówczas w miesiącu, w którym odbyło się takie spotkanie, wartość tego świadczenia dolicza się do wynagrodzenia pracownika i od sumy przychodów ze stosunku pracy oprócz podatku należy naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Wydatki na spotkanie wigilijne a VAT naliczony

Organizując spotkanie wigilijne dla pracowników, podatnik ponosi określone wydatki (np. za wynajem sali, zakup usługi gastronomicznej lub cateringowej). W art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT postanowiono, że VAT naliczony m.in. od usług gastronomicznych nie podlega odliczeniu (z wyjątkami, które nie mają zastosowania w przedmiotowej sprawie). Podatnik ma jednak prawo do odliczenia VAT od wydatków na nabycie usług cateringowych, gdyż zgodnie z Polską Klasyfikacją Wyrobów i Usług, zostały one sklasyfikowane w innym grupowaniu niż usługi gastronomiczne.

WAŻNE: VAT naliczony od zakupu usługi gastronomicznej (PKWiU 55.3) nie podlega odliczeniu. Natomiast odliczeniu podlega VAT naliczony od nabycia usługi cateringowej (PKWiU 55.5).

Nie ma natomiast przeszkód, aby podatnik odliczył VAT od pozostałych wydatków związanych z zorganizowaniem spotkania wigilijnego, np. od wydatków za wynajem sali (jeżeli spotkanie wigilijne organizowane jest poza siedzibą pracodawcy), czy od wydatków niestanowiących usługi gastronomicznej, na zakup kawy, herbaty, soków lub ciastek, które zostaną zużyte podczas spotkania wigilijnego (jeżeli spotkanie świąteczne organizowane jest w siedzibie pracodawcy), a spotkanie dotyczy działalności opodatkowanej. Tak też wyjaśniła Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 9 października 2009 r., nr IBPP2/443-571/09/RSz:

"(...) Wnioskodawca (...) organizuje spotkania okolicznościowe i świąteczne (spotkanie opłatkowe, Dzień Kobiet, itp.) oraz spotkania integracyjne. Spotkania mają na celu integrację wszystkich pracowników Wnioskodawcy, poprawę atmosfery w pracy. Wnioskodawca poniósł wydatki na zakup artykułów spożywczych. Nie ma możliwości przypisania dokładnie wydatkowanej kwoty na każdego uczestnika spotkania. Ponadto Wnioskodawca wskazał, iż prowadzi działalność opodatkowaną podatkiem od towarów i usług, tylko w znikomym zakresie prowadzi działalność zwolnioną. Odliczenia podatku naliczonego dokonuje w 100%. Ww. spotkania są związane z działalnością opodatkowaną.

Biorąc zatem pod uwagę cyt. wyżej przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, stwierdzić należy, że o ile faktycznie wydatki, o których mowa we wniosku służą wyłącznie czynnościom opodatkowanym, Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od dokonywanych zakupów, na zasadach przewidzianych w art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, przy uwzględnieniu ograniczeń wynikających z art. 88 tej ustawy. (...)".

VAT należny nie wystąpi

Zdarza się w praktyce, że pracodawcy, organizując spotkanie wigilijne dla pracowników, ponoszą wydatki na zakup soków, kawy, herbaty czy słodyczy. Pojawiają się wówczas wątpliwości co do konieczności opodatkowania VAT należnym wydanych do konsumpcji towarów. Naszym zdaniem, jeżeli produkty te zostaną zużyte podczas spotkania wigilijnego, nie powstanie obowiązek ich opodatkowania, gdyż zużycie towarów związane z prowadzoną działalnością jest poza zakresem ustawy o VAT.

Wydatki świąteczne w ewidencji księgowej

Ewidencję wydatków świątecznych na rzecz pracowników przedstawia przykład.
 

Dekretacja:
 

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych Nr 36 z dnia 2009-12-20

GOFIN podpowiada