Składki przy zaliczkowej wypłacie wynagrodzenia

Składki od przychodu pracownika

Dla pracowników podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów o pdof. Chodzi tu o przychód osiągany u pracodawcy z tytułu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Przychodem ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Przychód powstaje w momencie jego wypłaty lub postawienia go do dyspozycji. Pod pojęciem "mieć coś do dyspozycji" rozumie się posiadanie czegoś. W praktyce oznacza to sytuację, w której pracodawca zapewnia pracownikowi możliwość rozporządzania należnym mu świadczeniem w zależności od woli tego pracownika.

Dla ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracownika stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Podstawę wymiaru składki zdrowotnej stanowi więc ta sama kwota, od której naliczane są składki na jego ubezpieczenia społeczne (z wyjątkami, które nie mają znaczenia dla omawianego przypadku), oczywiście po uprzednim potrąceniu składek społecznych finansowanych przez ubezpieczonego, tj. pracownika.

Ważna data wypłaty zaliczki

W dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za dany miesiąc, pracodawca uwzględnia należne składki ubezpieczeniowe od wszystkich wypłat podlegających oskładkowaniu wypłaconych lub postawionych do dyspozycji pracownika od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego dotyczą dokumenty rozliczeniowe. Dla rozliczenia składek ważny jest więc moment wypłaty wynagrodzenia (lub postawienia go do dyspozycji pracownika). W związku z tym od wypłaconej pracownikowi zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia pracodawca rozlicza składki ubezpieczeniowe w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za miesiąc, w którym dokonał jej wypłaty. Taki sposób rozliczenia składek ZUS wynika wprost z przepisów rozporządzenia Rady Ministrów określającego szczegółowe zasady i tryb postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany ZUS.

 Pracodawca wypłaci pracownikowi wynagrodzenie za lipiec br. do 10 sierpnia br. Natomiast na koniec sierpnia br. wypłaci tej osobie zaliczkę na poczet kolejnej wypłaty. Jak rozliczyć składki i podatek od tych wypłat?

Jeżeli w jednym miesiącu pracodawca wypłaca pracownikowi wynagrodzenie oraz zaliczkę na poczet przyszłej wypłaty, to składki ZUS należy ustalić od sumy wypłaconych pracownikowi w tym miesiącu kwot. W taki sam sposób należy postąpić przy wyliczeniu zaliczki na podatek dochodowy. Pracodawca (płatnik) powinien bowiem pobrać ją od łącznego przychodu wypłaconego pracownikowi w danym miesiącu kalendarzowym. Przy ustalaniu zaliczki koszty uzyskania i kwotę zmniejszającą podatek odlicza się w pojedynczej wysokości.

Wypłacając pracownikowi w danym miesiącu kalendarzowym w różnych jego terminach kilka wypłat, składki oraz zaliczkę na podatek dochodowy ustala się od każdej dokonanej wypłaty narastająco. Rozliczając każdą kolejną wypłatę łączy się ją z wcześniejszymi wypłatami.

Przykład

Pracodawca wypłaci pracownikowi 5 sierpnia br. wynagrodzenie za ubiegły miesiąc, tj. za lipiec br. w kwocie brutto 4.000 zł (netto: 2.853,96 zł). Oprócz tej wypłaty na koniec sierpnia br. wypłaci mu zaliczkę na poczet wynagrodzenia za sierpień 2009 r. w kwocie 1.500 zł. Od wypłat tych pracodawca powinien więc wyliczyć:

Kwota do wypłaty na koniec miesiąca (biorąc pod uwagę wypłacone 5 sierpnia br. wynagrodzenie za lipiec br. w kwocie netto 2.853,96 zł) wynosi: 1.044,85 zł (tj. 4.000 zł + 1.500 zł) - (754,05 zł + 427,14 zł + 420 zł - 2.853,96 zł).

Od sumy dokonanych wypłat w kwocie 5.500 zł pracodawca powinien również wyliczyć składki na ubezpieczenia społeczne finansowane z własnych środków oraz składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, a następnie wykazać je w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za sierpień 2009 r.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),
   
• ustawa z dnia 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.),
   
• rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18.04.2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany ZUS (Dz. U. nr 78, poz. 465).