Program pomysłów pracowniczych jako element systemu wynagradzania

Wtorek, 18 kwietnia (09:10)

Działając w konkurencyjnym otoczeniu organizacje przykładają dużą wagę do usprawniania zachodzących w nich procesów. Dobrym pomysłem jest wykorzystanie do tego celu systemu wynagradzania. Narzędziem, które może nakłonić pracowników do usprawnień jest program pomysłów pracowniczych (ang. employee suggestions schemes). W firmach stosujących to rozwiązanie pracownik ma możliwość zgłaszania pomysłów mogących ulepszyć pracę nie tylko na jego stanowisku, ale również w całej firmie. Jeżeli usprawnienia te uznane zostaną za dobre i kierownictwo zdecyduje się na ich wdrożenie, pracownik może liczyć na nagrodę.

Zdjęcie

Program pomysłów pracowniczych jako element systemu wynagradzania... /123RF/PICSEL
Program pomysłów pracowniczych jako element systemu wynagradzania...
/123RF/PICSEL

W polskiej koncepcji Total Rewards programy pomysłów pracowniczych sklasyfikowane zostały w trzeciej składowej modelu tj. w działaniach zmierzających do utrzymania równowagi pomiędzy pracą i życiem zawodowym. Można więc je traktować jako element pakietu wynagrodzeń pod warunkiem, że są odbierane przez pracownika jako korzyść. Programy tego typu są również jednym z elementów tzw. szczupłego zarządzania (ang. lean management). Strategia ta polega na dostarczaniu klientom produktów i usług jakich oczekują w możliwie najprostszy sposób. Jej najważniejszymi obszarami jest wytwarzanie oparte na elastyczności, wysoka jakość, eliminowanie marnotrawstwa oraz ciągłe doskonalenie. Program pomysłów pracowniczych (PPP) wpisuje się w tę filozofię, gdyż wykorzystuje on często zaniedbywaną przez przełożonych kreatywność pracowników.

Porównaj swoje benefity z innymi. Weź udział w badaniu.

Reklama

Programy pomysłów pracowniczych stosują obecnie takie firmy jak np. British Gas Corporation czy Rover Group. Z badań Lean Management Polska przeprowadzonych wśród uczestników III Otwartej Konferencji Lean wynika, że programy sugestii pracowniczych stosuje 80,7 proc. z nich, przy czym częściej na to rozwiązanie decydują się firmy produkcyjne (83,9 proc.) niż usługowe (65,1 proc.). Jest to rezultat ciągle rosnącej konkurencyjności rynku, pogoni za optymalizacją oraz coraz cenniejszego know-how.

Jak zgłaszać?

Aby pracownik traktował program zgłaszanych pomysłów jako korzyść konieczne jest możliwie największe uproszczenie procedur z nim związanych. Komplikacje spowodują, że program będzie odbierany jako uciążliwość, który przynosi więcej strat niż pożytku. Sposób zgłaszania pomysłów przez pracowników powinien przybierać dwie formy: formalną i nieformalną. W pierwszym rodzaju wykorzystuje się takie środki komunikacji jak np. specjalną skrzynkę w ogólnodostępnym miejscu, do której każdy pracownik może na specjalnie do tego celu przygotowanym formularzu złożyć swoje propozycje. Kolejnym sposobem jest wykorzystanie poczty elektronicznej. W tym rozwiązaniu w firmie funkcjonuje specjalna skrzynka pocztowa, na której adres pracownicy mogą wysyłać swoje pomysły. Innym rozwiązaniem jest uruchomienie specjalnej linii telefonicznej pod którą każdy pracownik może zadzwonić i zaproponować własne rozwiązanie.

Metody nieformalne wiążą się z przekazywaniem informacji w codziennych rozmowach pomiędzy pracownikiem a jego przełożonym np. w czasie przerwy lub na zebraniach działowych. Trzeba pamiętać, że niektóre rozwiązania (zwłaszcza dotyczące zawiłej technologii) lepiej jest wytłumaczyć słownie niż na piśmie. Dobrze jest stosować różne rozwiązania, gdyż różne grupy pracowników preferują różne sposoby przekazywania informacji.

Dobrowolne czy nie?

Program pomysłów pracowniczych może być obligatoryjny. W tym przypadku każdy pracownik ma obowiązek złożyć określoną liczbę pomysłów w określonym czasie. Rozwiązanie to, mimo iż czasem spotykanie w praktyce nie jest dobrym sposobem. Kreatywność wyrażana pod przymusem skończyć się może tym, że pracownik zgłaszał będzie pomysły tylko dlatego aby spełnić swoje obowiązki względem pracodawcy. Zgodnie z koncepcją Total Rewards program taki ma stanowić korzyść dla pracownika. Trudno jednak do korzyści zaliczyć propozycje składane pod przymusem. Lepszym rozwiązaniem jest pozostawienie dowolności pracownikowi w liczbie zgłaszanych postulatów. Dzięki temu pracownik zgłosi swoje pomysły wtedy, gdy będzie uważał, że są one dobre lub gdy będzie czuł taką potrzebę.

Co w zamian?

Na świecie dominują dwa podejścia do nagradzania pracowników wysuwających swoje pomysły na usprawnienie firmy: amerykański i japoński. Pierwszy model związany jest stricte z korzyściami ekonomicznymi, gdzie pracownicy otrzymują nagrody finansowe lub rzeczowe. W modelu japońskim nagrodą jest współuczestniczenie pracowników w rozwoju firmy. W tym modelu motywacją dla pracownika jest możliwość podzielenia się własną wiedzą i kreatywnością. Nie wyklucza to oczywiście stosowanie nagród finansowych czy rzeczowych jednak w modelu japońskim mają one znaczenie drugoplanowe.

Z badań Lean Management Polska wynika, że 85,1 proc. firm stosujących programy sugestii pracowniczych stosowało nagrody materialne. Głównie były to nagrody finansowe (45 proc.), rzeczowe (20,5 proc.) lub mieszane (29,8 proc.). Najpopularniejszą metodą wynagradzania finansowego jest określona kwota pieniędzy za zgłoszony pomysł. Wysokość nagrody uzależniona jest od korzyści, jakie firma może osiągnąć dzięki jego wdrożeniu. Najczęściej korzyścią tą są oszczędności. Inną formą nagradzania pracowników są nagrody miesięczne, kwartalne lub roczne. W tym przypadku jej wysokość jest z góry ustalona i przyznawana jest w drodze konkursu dla autora najlepszego pomysłu (lub kilku najlepszych) lub osobie, która w danym okresie była najbardziej aktywna w zgłaszaniu sugestii. Kolejnym sposobem na nagradzanie pracowników zgłaszających swoje pomysły, jest metoda punktowa. W tym przypadku za każdy zgłoszony lub zrealizowany pomysł pracownik otrzymuje określoną liczbę punktów, które następnie wymienić może na pieniądze. Zaletą tego rozwiązania jest ciągła motywacja pracowników do zgłaszania pomysłów, co jednak z drugiej strony odbić się może na ich jakości.

Drugim rodzajem korzyści materialnych dla pracowników zgłaszających swoje rozwiązania są nagrody rzeczowe. Popularnym rozwiązaniem są karty podarunkowe lub bony towarowe, sprzęt fotograficzny czy RTV. Analogicznie jak w przypadku nagród finansowych popularnym rozwiązaniem jest system punktowy, w którym im więcej pracownik zbierze punktów tym wyższa wartość nagrody, na którą będzie mógł ją wymienić. Dla autora najlepszego pomysłu lub w przypadku nagród kwartalnych czy rocznych dobrym rozwiązaniem jest ufundowanie pracownikowi bardziej wartościowej nagrody, np. wycieczki. Poza walorami turystycznymi może mieć ona również charakter szkoleniowy. Pracownik może zostać wysłany np. do zagranicznego oddziału firmy, w którym pozna tamtejszą specyfikę pracy.

Poza bodźcami finansowymi i rzeczowymi do rozważenia są jeszcze inne formy docenienia pomysłów pracownika. Może to być np. dodatkowy dzień wolny od pracy, miejsce na firmowym parkingu, list z podziękowaniami czy firmowa statuetka. Dobrym sposobem jest też danie pracownikowi wyboru nagrody. Dzięki temu bodźce motywacyjne będą lepiej dopasowane do jego potrzeb, a system stanie się bardziej elastyczny. Innym mechanizmem są nagrody zespołowe. Stosując takie rozwiązanie pracownicy mają możliwość grupowego zgłaszania usprawnień, a w przypadku pozytywnej ich weryfikacji nagradzany jest cały zespół. Różnorodność jest więc duża, a sposób docenienia kreatywności także powinien być nieszablonowy. Dobrze jest zapytać pracownika jakie benefity go interesują.

Jakie korzyści?

Dla praktyków wynagradzania podstawową korzyścią programu jest wzbogacenie pakietu wynagrodzeń o ciekawy benefit. Może on pozytywnie wpłynąć zarówno na motywacje do pracy jak i do dokonywania usprawnień. Korzyści z jego wprowadzenia będą znaczące zwłaszcza gdy będziemy zatrudniali kreatywnych pracowników. Z perspektywy całej firmy korzyścią z wprowadzenia programu jest większa możliwość udoskonalenia przedsiębiorstwa. Korzyści płynące z PPP są obustronne. Pracownicy czują się docenieni, że ich opinia jest brana pod uwagę oraz mają możliwość otrzymania dodatkowych nagród za swoją kreatywność. Pracodawca z kolei ma do dyspozycji bardziej zaangażowanych i zmotywowanych pracowników.

Dobrze zaprojektowany program pomysłów pracowniczych pozwala często zaoszczędzić kwoty liczone nawet w milionach złotych.

Jak uniknąć błędów?

Program pomysłów pracowniczych w teorii prezentuje się bardzo dobrze. Sięga on po niedostępne wcześniej zasoby firmy, jakimi jest kreatywność pracowników i wzbogaca korzyści oferowane przez pracodawcę. Konfrontując teorię z praktyką często okazuje się jednak, że istnieje wiele potencjalnych punktów, w których popełnić można błędy. Na co więc należy zwrócić szczególną uwagę?

Częstym błędem jest wprowadzenie zasady płacenia za każdy zaproponowany pomysł. Działanie takie jest niebezpieczne dla finansów przedsiębiorstwa. Poza tym nakłania pracowników do generowania dużej liczby pomysłów kosztem ich jakości. Może okazać się np., że wiele pomysłów jest do siebie podobnych lub niektóre wykluczają się wzajemnie. W skrajnej sytuacji może to zapchać możliwości wdrożeniowe firmy. Lepszym rozwiązaniem jest więc płacenie za pomysły wdrożone a nie zaproponowane. Promuj kreatywną postawę pracownika a nie jego pojedyncze pomysły.

Niektóre, drobne pomysły są możliwe do wdrożenia przez samego pracownika. Dobry system pomysłów pracowniczych nie tylko uwzględnia taką możliwość, ale również propaguje tego typu postawę poprzez dodatkową nagrodę. Dzięki samodzielnemu wdrożeniu innowacji firma staje się bardziej sprawna w działaniu a pracownicy zwiększają swoją samodzielność oraz zdobywają cenne doświadczenie.

Kryteria, na podstawie których oceniane będą pomysły pracownicze, muszą być proste w zastosowaniu, jasne dla pracownika i powinny nakłaniać do usprawnień pożądanych przez firmę. Tylko wtedy, gdy pracownik dobrze zrozumie działanie programu będzie go traktował jako pozytyw. Konieczne jest również uwzględnienie i nagradzanie tych pomysłów, które nie przekładają się bezpośrednio na korzyści finansowe, ale wpływają na poprawę warunków pracy lub bezpieczeństwa.

Podsumowanie

Program pomysłów pracowniczych dotyka dwóch kluczowych obszarów działania firmy. Po pierwsze uatrakcyjnia pakiet wynagrodzeń i czyni go bardziej konkurencyjnym. Przy dobrze skonstruowanym programie pracownicy są bardziej zaangażowani, gdyż mogą otrzymać nagrodę za własną pomysłowość i kreatywność. Umieszczając tego typu benefit w ogłoszeniach o pracę przyciągnąć można kreatywnych pracowników, którzy stanowić będą wartość dodaną dla firmy. Drugi obszar to zarządzanie przedsiębiorstwem. Najbliżej procesów, produktów i klientów jest szeregowy pracownik. Wykorzystując wartość dodaną, jaką jest kreatywność i pomysłowość tej grupy pracowniczej, można stosunkowo prosto zaoszczędzić znaczne zasoby i uczynić firmę lepszą. Tworząc program pomysłów pracowniczych zarządzający tworzą bardziej konkurencyjny system wynagrodzeń oraz zyskują cenne źródło innowacji i usprawnień.

Porównaj swoje benefity z innymi. Weź udział w badaniu.

Grzegorz Poręba
Sedlak & Sedlak

Bibliografia
1. Bednarz K. (2013), Co to jest Lean Management, http://www.leancenter.pl/bazawiedzy/lean-management
2. Dekier Ł., Grycuk A. (2014) Programy sugestii pracowniczych, Stowarzyszenie Lean Management Polska, Wrocław,
3. Durmaz L. (2013), 6 Must-Do Steps for a Successful Staff Suggestion Scheme, http://imblog.ideaglow.com/6-steps-to-implement-staff-suggestion-scheme/
4. Sedlak K., (2014) Łączne korzyści z pracy. Polski model Total Rewards, Kraków,
5. Wilkinson A., (2016), The Encyclopedia of human resource management, Edward Elgar Pub. Ltd,Cheltenham,
6. http://www.bpir.com/employee-suggestion-schemes-bpir.com/menu-id-1/expert-opinion.html
7. http://polskiprzemysl.com.pl/lean-management-w-produkcji/sila-plynie-z-dolu-systemy-pomyslow-pracowniczych/

Artykuł pochodzi z kategorii: Kategoria główna

Więcej na temat:benefity
POLECANE zwiń