Potrącenia i odliczenia z wynagrodzenia pracownika
Prawo pracy chroni wynagrodzenie pracownika przed nadmiernymi potrąceniami. Generalnie jednak wynagrodzenie za pracę nie jest wolne od zajęcia ani zabezpieczone przed odliczeniami różnych kwot. Pracownik nie ma więc 100% gwarancji, że otrzyma na rękę całość przysługującej mu pensji.
Pracownik może posiadać różnego rodzaju zobowiązania, których spłacenie "zabezpieczone" jest zajęciem komorniczym. Może być ono wydane, jeżeli dług pracownika został prawomocnie stwierdzony przez uprawniony do tego organ, najczęściej sąd powszechny. Takie zajęcie skutkuje po stronie pracodawcy, który je otrzymał, obowiązkiem dokonywania odpowiednich potrąceń z wynagrodzenia pracownika. Nie ma potrzeby uzyskiwania na nie zgody zatrudnionego. Należy natomiast przestrzegać przepisów, które chronią wynagrodzenie za pracę przed nadmiernym uszczupleniem na rzecz należności objętych zajęciem.
Przymusowemu potrąceniu z wynagrodzenia pracownika (po odliczeniu z niego należności podatkowo-składkowych) podlegają tylko te świadczenia, które są potwierdzone tytułem wykonawczym. Jest nim na ogół prawomocny wyrok sądowy zaopatrzony w klauzulę wykonalności. Kiedy pracodawca dostanie taki tytuł wykonawczy lub też zajęcie komornicze, w którym będzie on przywołany, wówczas ma obowiązek dokonywać potrąceń obligatoryjnie, bez względu na swoje stanowisko w tej sprawie. Potrącenia obowiązkowe dotyczą różnych świadczeń, zarówno alimentacyjnych, jak i niealimentacyjnych. Ich rodzaj nie jest jednak istotny, ponieważ ważny jest tylko fakt wydania tytułu wykonawczego. Należności nieoparte na takim tytule mogą, ale nie muszą być potrącane przez pracodawcę. Jeżeli należnościami tymi są nierozliczone zaliczki i kary pieniężne z odpowiedzialności porządkowej, wówczas ich potrącenie nie wymaga zgody pracownika.
Od potrąceń z wynagrodzenia za pracę należy odróżnić odliczenia z tego wynagrodzenia. Mimo że w praktyce sprowadzają się one do pomniejszenia należnej pracownikowi wypłaty, to jednak dokonywane są na zasadach odmiennych niż potrącenia. Najważniejszą różnicą pomiędzy nimi jest niestosowanie do odliczeń z wynagrodzenia tych regulacji, które chronią je przed nadmiernymi potrąceniami. W przypadku dokonywania odliczeń nie zostawia się więc pracownikowi tzw. kwoty wolnej ani nie dba o to, żeby odliczenie nie przekroczyło określonej wartości procentowej wynagrodzenia. Odliczenie następuje zatem w całości, jednak dotyczy bardzo ograniczonego zakresu świadczeń. Jak stanowi art. 87 § 7 K.p., z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności, za okresy nieobecności w pracy, za które pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Odliczenia dotyczą więc nadpłaconego wynagrodzenia za pracę. Takie przypadki występują najczęściej w następstwie sytuacji, w której zakład pracy już obliczył wynagrodzenie za pracę i postawił je do dyspozycji pracownika, a następnie wystąpiła okoliczność (np. nieusprawiedliwiona nieobecność), która uzasadnia naliczenie wynagrodzenia w niższej wysokości.
Odliczenia z wynagrodzenia, mimo że pozbawione tytułu wykonawczego, nie wymagają zgody pracownika. Ograniczeniem dla pracodawcy jest jedynie wymóg dokonania takiego odliczenia w najbliższym terminie płatności. Nie można więc nadpłaconego wynagrodzenia "ściągnąć" z pensji pracownika po upływie kilku miesięcy od wystąpienia nadpłaty.
Odliczenie nadpłaconego wynagrodzenia za pracę może nastąpić w najbliższym terminie płatności. W późniejszym okresie można dokonać tylko jego potrącenia, za pisemną zgodą pracownika.
Trzeba zauważyć, że do kategorii nadpłaty zalicza się również tzw. wynagrodzenie zaliczkowe. Nie jest ono zaliczką w rozumieniu przepisów kodeksowych z zakresu ochrony wynagrodzenia za pracę.
Jak wskazał Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z dnia 11 czerwca 1980 r. (sygn. akt I PR 43/80): "Określone w przepisie art. 87 § 1 pkt 3 K.p.) zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi, podlegające z mocy tego przepisu potrąceniu z wynagrodzenia pracownika za pracę, nie mogą być rozszerzająco tłumaczone". Zaliczką podlegającą potrąceniu jest więc tylko zaliczka w sensie ścisłym, tj. kwota wypłacona pracownikowi do rozliczenia się np. w celu zakupu materiałów biurowych czy na poczet podróży służbowej.
Pewna część świadczeń egzekwowanych z wynagrodzenia wymaga zgody pracownika na ich potrącenie. Poziom ochrony przed potrąceniami zależy wówczas od tego, czy są to należności na rzecz pracodawcy czy też nie na jego rzecz. Kodeks pracy nie zawiera jednak definicji należności na rzecz pracodawcy. Zakwalifikowanie konkretnego zobowiązania pracownika do jednej z tych grup nastręcza więc pracodawcom wiele trudności.
Wątpliwości mogą się pojawić przy potrącaniu takich świadczeń jak pożyczka z kasy zapomogowo-pożyczkowej czy z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Mimo że raty pożyczki w tych przypadkach wpłacane są niejako do zakładu pracy, to jednak nie są one kierowane na rachunek pracodawcy. Podmiotem, na rzecz którego następuje spłata pożyczki, jest wspomniana kasa lub Fundusz, a nie pracodawca.
Niespłacona pożyczka nie będzie więc należnością na jego rzecz, ale tzw. inną należnością, o której mowa w art. 91 § 2 pkt 2 K.p.
Należnością na rzecz pracodawcy będzie natomiast np. zwrot kosztów nieoddanego obuwia i odzieży roboczej. Zaliczymy do niej również kwoty wynagrodzenia wypłaconego w zawyżonej wysokości, jednak nie z powodu późniejszego wystąpienia okoliczności mających wpływ na obniżenie wynagrodzenia, ale z uwagi na błąd w wyliczeniu lub niezasadne przyznanie prawa do określonego świadczenia.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)
autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 30 (758) z dnia 2011-04-14