Podatkowe rozliczenie telepracownika

Podatnik zatrudniający telepracownika jest zobowiązany m.in. do dostarczenia mu sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy. Jeżeli sprzęt przekazany telepracownikowi spełnia warunki do uznania go za środki trwałe, wówczas rozliczanie w kosztach pracodawcy poniesionych na jego nabycie wydatków będzie odbywało się stopniowo, poprzez odpisy amortyzacyjne. Szybciej nastąpi to, gdy pracodawca spełnia warunki do uznania go za małego podatnika albo podatnika rozpoczynającego działalność. Po spełnieniu pozostałych ustawowych warunków będzie mógł on skorzystać z preferencyjnej, jednorazowej amortyzacji, o której mowa w art. 22k ust. 7-13 ustawy o pdof i art. 16k ust. 7-13 ustawy o pdop.

Na możliwość zaliczenia amortyzacji do kosztów nie ma wpływu miejsce, w jakim środek trwały będzie eksploatowany, ale to, że jest on wykorzystywany na potrzeby pracodawcy. W takiej sytuacji spełniona zostaje bowiem podstawowa przesłanka zaliczenia danego wydatku do kosztów, którą jest istnienie związku pomiędzy jego poniesieniem a prowadzoną przez pracodawcę działalnością.

Z uwagi na charakter telepracy, pracodawca będzie amortyzował głównie przekazany sprzęt komputerowy i jego oprogramowanie, urządzenia współpracujące, czyli modemy, drukarki, skanery, telefony i meble.

Poza dostawą sprzętu przepisy prawa pracy zobowiązują "telepracodawcę" do ponoszenia m.in.: kosztów zainstalowania, serwisu, ubezpieczenia, konserwacji oraz naprawy powierzonego telepracownikowi sprzętu i urządzeń, a także wydatków na ich eksploatację.

Telepracownik może również zawrzeć z pracodawcą odrębną umowę, której postanowienia będą precyzowały zakres ponoszonych przez pracodawcę kosztów eksploatacyjnych, w tym m.in. opłat dotyczących telefonu i Internetu oraz szeroko rozumianych materiałów biurowych.

Żaden ze wskazanych wydatków nie został w art. 23 ustawy o pdof oraz odpowiednio art. 16 ustawy o pdop wyłączony z kosztów podatkowych. Ponieważ związek tych wydatków z działalnością pracodawcy jest niepodważalny, może on nimi obciążać koszty uzyskania przychodów.

Jeżeli jednak chodzi o instalację telefonu czy łącza internetowego w miejscu zamieszkania telepracownika, najwłaściwsze byłoby zawieranie umowy z operatorem przez pracodawcę, który na fakturach zakupu będzie figurował jako nabywca. Pozwoli to na uniknięcie ewentualnych sporów z organami podatkowymi. Gdyby bowiem pracownik występował jako nabywca, organy mogłyby poddawać w wątpliwość czy instalacja wskazanych mediów nie służy celom prywatnym pracownika.

Rozliczenie wydatków związanych z opłaceniem służbowych rozmów telefonicznych wykonanych przez pracownika, zaliczanych przez pracodawcę do kosztów, powinno odbywać się na podstawie billingów telefonicznych.

Natomiast jeśli telepracownik wykorzystuje do celów służbowych własny sprzęt, który odpowiada wymogom bhp, przysługuje mu z tego tytułu ekwiwalent. Ekwiwalent ten, jako składnik wynagrodzenia za pracę, podlega u pracodawcy zaliczeniu w ciężar kosztów podatkowych.

Telepracownik ma takie same prawa i obowiązki wynikające ze stosunku pracy jak każdy inny pracownik. Przede wszystkim ma prawo do wynagrodzenia za wykonywaną pracę. Ma też prawo m.in. do takich świadczeń jak urlop wypoczynkowy, zwolnienie od pracy, wynagrodzenie chorobowe oraz za pracę w godzinach nadliczbowych. Oprócz nich pracodawca powinien mu zapewnić pokrycie kosztów m.in. badań profilaktycznych oraz szkoleń z zakresu bhp. Pracodawca może mu także finansować różnego rodzaju kursy i szkolenia niezbędne w wykonywanej przez niego pracy.

Obowiązek ponoszenia części ze wskazanych kosztów tzw. świadczeń pracowniczych (m.in. wynagrodzeń, badań czy szkoleń bhp) nakładają na pracodawcę przepisy. Z tego względu klasyfikowanie ich jako kosztów podatkowych nie budzi wątpliwości. Pozostałe pracodawca zaliczy do kosztów uzyskania przychodów, o ile udowodni, że poniósł je w celu uzyskania przychodów, bądź też zabezpieczenia albo zachowania ich źródła.

Telepracownik najczęściej wykonuje pracę w miejscu zamieszkania - tam też korzysta z powierzonego mu przez pracodawcę sprzętu. Jeżeli wykorzystuje go wyłącznie na potrzeby pracodawcy, nie powstanie u niego przychód z nieodpłatnie otrzymanych świadczeń. Natomiast przychód taki, i to podlegający opodatkowaniu, powstanie wówczas, gdy pracodawca zezwoli pracownikowi na korzystanie z tego sprzętu w celach prywatnych.

Jak już wspomniano, w przypadku wykorzystywania do pracy własnego sprzętu, telepracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Przy ustalaniu jego wysokości bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe. Ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność, korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o pdof. Przy czym ekwiwalent ten powinien być wypłacony w pieniądzu, a jego kwota powinna odpowiadać poniesionym przez telepracownika wydatkom.

Ze wskazanego zwolnienia nie korzystają jednak świadczenia wypłacane przez niektórych pracodawców z tytułu wydatków poniesionych przez telepracownika na opłacanie mieszkania i tzw. mediów (np. wody, prądu, gazu) w części, w jakiej korzysta z nich w wykonywaniu pracy. Zwolnień podatkowych nie można bowiem interpretować rozszerzająco. Jeżeli zatem telepracownik otrzyma takie świadczenie, będzie ono dla niego przychodem ze stosunku pracy podlegającym opodatkowaniu.

Szukasz pracy? Przejrzyj oferty w naszym serwisie

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.),
  
• ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa Nr 662 z dnia 2010-05-13

GOFIN podpowiada