Ograniczenie możliwości zlecania wyjazdów służbowych

Zasadniczo pracownik nie może odmówić wyjazdu w delegację, nawet jeśli dezorganizuje mu to plany. Dla pracodawcy nie muszą być w tym zakresie istotne kwestie rodzinne, wypoczynkowe, czy też wykonywanie innych zajęć zarobkowych (np. prowadzenie działalności gospodarczej).

Podróż służbowa nie może jednak pozbawiać pracownika prawa do wypoczynku, więc ta kwestia powinna zostać uzgodniona z pracownikiem tak, by podróż służbowa odbyła się zgodnie z planami pracodawcy z zachowaniem należytych przerw w pracy.

Orzeczenie
W uzasadnieniu wyroku SN z 5.11.1998 r., I PKN 417/98 (OSNP 1999/24/781) wskazano, że praca świadczona w ramach stosunku pracy jest pracą podporządkowaną. Odpowiednikiem podporządkowania pracownika są tzw. uprawnienia kierownicze pracodawcy. Polecenie stanowi instrument umożliwiający pracodawcy ich wykonywanie i zarazem realizację podporządkowania. Zakres przedmiotowy poleceń wyznaczony jest zatem zakresem podporządkowania pracownika. Polecenie dotyczące pracy, to polecenie związane z pracą. Wobec tego nie tylko odnoszące się do sposobu wykonywania poszczególnych czynności składających się na proces pracy, ale także do realizacji obowiązków pracowniczych w ogólności.

Przykład
Czy można polecić wyjazd służbowy pracownikowi, który pracuje także u innego pracodawcy (wyjazd uniemożliwiałby mu stawienie się do tamtej pracy)?

Inne zajęcia zarobkowe pracownika nie wpływają na zakres uprawnień kierowniczych pracodawcy wynikający z łączącego strony stosunku pracy. Pracodawca nie musi wydając polecenie służbowe brać pod uwagę ewentualnych utrudnień dla pracownika związanych z wykonaniem tego polecenia w sferze jego działalności poza stosunkiem pracy.

Inne zajęcia pracownika (prowadzona działalność gospodarcza, praca na podstawie stosunku pracy u innego pracodawcy, wykonywanie umów cywilnoprawnych itp.) nie wywierają wpływu na wzajemne zobowiązania stron wynikające ze stosunku pracy. Pracodawca jest niekiedy ograniczony w swoich uprawnieniach (np. konieczność zwalniania od pracy pracownika będącego członkiem ochotniczej straży pożarnej). Ograniczenia te mają jednak wyjątkową podstawę, związane są z wykonywaniem (wykonaniem) przez pracownika pewnych czynności, zajęć o - ogólnie mówiąc - szczególnym znaczeniu dla społeczeństwa, bądź będących realizacją jego obowiązków obywatelskich (stawienie się na wezwanie organów władzy publicznej itp.). Generalnie jednak, jedna praca pracownika nie może ograniczać innego jego pracodawcy.

Podstawową cechą stosunku pracy jest podporządkowanie służbowe pracownika poleceniom pracodawcy. Z zobowiązania powstałego w wyniku zawarcia stosunku pracy wynika obowiązek stosowania się do poleceń przełożonych, jeżeli:
- dotyczą one pracy,
- nie są sprzeczne z przepisami prawa,
- nie są sprzeczne z umową o pracę.

Obowiązek ten nie zostaje w żaden sposób ograniczony ze względu na dodatkowe zajęcia pracownika, prowadzenie przez niego innej działalności itp. Sytuacje te nie wywierają wpływu na łączący strony stosunek pracy. O takim dodatkowym zatrudnieniu pracodawca może nawet nie posiadać jakiejkolwiek wiedzy, pracownik nie jest zobowiązany do przekazywania takich informacji pracodawcy (poza wyjątkami wskazanymi w przepisach - np. informację o innym zatrudnieniu przekazać muszą osoby zatrudnione na stanowisku kierowcy ze względu na specyficzne rozliczanie ich czasu pracy).

W zdecydowanej większości przypadków (szczególne uregulowania dotyczą np. służb mundurowych - funkcjonariusz musi uzyskać zgodę na dodatkowe zatrudnienie,) pracownik natomiast może swobodnie dysponować swoim czasem poza godzinami pracy w tym także podejmować inną działalność zarobkową. Pomijamy tutaj sytuacje, w których takie dodatkowe zatrudnienie byłoby sprzeczne z zawartą umową o zakazie konkurencji, lub stanowiło działanie na szkodę pracodawcy. Nie można jednak uznać, że w konsekwencji zmianie ulega stosunek pracy łączący pracownika z innym podmiotem, a taką zmianą byłoby ograniczenie uprawnień pracodawcy (inaczej: ograniczenie, zmiana zobowiązania pracownika wynikającego ze stosunku pracy) w zakresie możliwość i wydawania poleceń służbowych, m.in. dotyczących udania się w delegację. Podobnie będzie np. w odniesieniu do pozostawania w zakładzie pracy poza godzinami pracy - praca w godzinach nadliczbowych, dyżur.

Istnieją jednak ograniczenia pracodawcy narzucenia pracownikowi wyjazdu w delegację. Bezpośrednio przepisy Kodeksu pracy tworzą względny zakaz jednostronnego narzucenia pracownikowi wyjazdu w podróż służbową. Dotyczy to wyjazdów:
- kobiet w ciąży (art. 178 § 1 KP),
- pracowników opiekujących się dzieckiem do lat 4 (art. 178 § 2 KP).

Ważne
Wskazane osoby mogą jeździć w delegacje ale niezbędne jest wcześniejsze uzyskanie od nich zgody na wyjazd.

Przepisy nie ustanawiają wymogu stosowania określonej formy do oświadczenia pracownicy w ciąży dotyczącego zgody na wyjazd służbowy. Do celów dowodowych można zalecić stosowanie formy pisemnej, jednak nie jest to w tej konkretnej sytuacji konieczne. Zgodnie z art. 60 KC oświadczenie woli może być złożone przez każde zachowanie, z którego jasno wynika treść tego oświadczenia woli. Sam wyjazd w podróż służbową pracownicy w ciąży może świadczyć o tym, że wyraziła na taki wyjazd dorozumianą zgodę.

Dodatkowo, z przepisów nie można wysnuć ograniczenia co do zakazu odwołania wcześniej wyrażonej zgody, czy też najpóźniejszego momentu, w którym pracownica powinna poinformować pracodawcę o swojej decyzji w zakresie danego wyjazdu. W skrajnych sytuacjach może to stwarzać problem dla pracodawcy.

Przykład
Pracownica miała udać się w delegację, podczas której miała przeprowadzić skomplikowane negocjacje, do których tylko ona w pełni była przygotowana. Na dwa dni przed wyjazdem pracownica przedstawiła pracodawcy zaświadczenie o stanie ciąży i odmówiła wyjazdu w podróż służbową.

Zakaz delegowania pracownicy bez jej zgody zaktualizował się przed wyjazdem - w chwili przedstawienia zaświadczenia o ciąży. Pracownica skorzystała ze swojego uprawnienia do odmowy wyjazdu w delegację. Pomimo tego, że zachowanie takie oceniać można negatywnie (późne dostarczenie zaświadczenia, odmowa wyjazdu w ostatniej praktycznie chwili uniemożliwiająca przygotowanie się do negocjacji przez innego pracownika), nie można wyciągać w stosunku do tej osoby jakichkolwiek konsekwencji dyscyplinarnych. Skorzystanie z uprawnień związanych z ciążą w kontekście delegacji zależy od jej woli.

Nie można postawić pracownicy zarzutu naruszenia art. 8 KP, zgodnie z którym nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Takie działanie lub zaniechanie uprawnionego nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony. Działanie pracownika, które jest sprzeczne z zasadami współżycia społecznego, bądź społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa nie podlega ochronie prawnej i tym samym nie można opierać na nim domagania o przyznanie danego uprawnienia. Pracownica jednak - będąc w szczególnie traktowanej przez przepisy sytuacji - skorzystała ze swojego uprawnienia, które nie może być podważane w sytuacjach, gdy korzystanie z niego jego niekorzystne dla pracodawcy. Zauważmy, że podobna sytuacja miałaby miejsce, gdyby pracownica zachorowała.

Ochrona pracownicy w ciąży aktualizuje się z chwilą dostarczenia pracodawcy zaświadczenia o ciąży. Nie ma w tym kontekście żadnego znaczenia zaawansowanie ciąży - każda pracownica w ciąży może odmówić wyjazdu w delegację.

Stan ciąży powinien być stwierdzony zaświadczeniem lekarskim. Żadne przepisy nie obligują jednak pracownicy do przedstawienia tego zaświadczenia w określonym terminie.

W odniesieniu do pracownic w ciąży zwróćmy również uwagę na kwestie czasu pracy. Zgodnie z najpowszechniejszą koncepcją reprezentowaną w literaturze prawa pracy i orzecznictwie podróż służbową wlicza się do czasu pracy w następujący sposób:
- czas przejazdu - do czasu pracy wliczany nie jest, jeżeli pracownik nie wykonywał w tym czasie pracy i jeśli przypadał on poza normalnymi godzinami pracy danej osoby; w przypadku, gdy pokrywał się z godzinami pracy wliczamy go do czasu pracy;
- czas wykonywania zadań służbowych - podlega wliczeniu do czasu pracy; jeżeli przypada poza normalnymi godzinami pracy delegowanego pracownika stanowi pracę w godzinach nadliczbowych.

Przykład
Pracownica otrzymała polecenie odbycia podróży służbowej. Wyjazd miał nastąpić o godz. 11.00. Pracownica pracuje w godz. 7.30-15.30. Delegacja trwała 8 godzin (czyli do godz. 20.00), a czas rozkładał się następująco: od godz. 12.00 do godz. 14.00 - podróż, między godz. 14.00 a 16.00 - załatwianie spraw na rzecz pracodawcy, od godz. 16.00 do godz. 20.00 - powrót.

W tym przypadku czas od wyjazdu do godz. 16.00 jest wliczany do czasu pracy pracownicy - z tego okresu 30 minut przypada poza jej rozkładem czasu pracy, a zatem stanowi pracę w godzinach nadliczbowych (w tym czasie pracownica wykonywała pracę, więc nie można nie zaliczać tego do czasu pracy). Kolejne 3 godziny do czasu pracy zaliczane nie są, ponieważ był to czas powrotu, podczas którego pracownica nie wykonywała pracy.

Powyższy przykład obrazuje sytuację w dużej mierze przewidywalną, lecz w trakcie podróży służbowej - w odniesieniu do czasu pracy - wystąpić mogą często przypadki ciężkie do przewidzenia. Przedłużenie spotkania, negocjacji, narady, itp. powodować mogą powstanie godzin nadliczbowych.

Powstanie takich sytuacji może prowadzić do odpowiedzialności pracodawcy za naruszanie przepisów o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem, dlatego też planując wyjazdy służbowe pracownic w ciąży należy szczególną uwagę zwracać na potencjalną możliwość wystąpienia pracy nadliczbowej i w razie takiego zagrożenia bezwzględnie nie wysyłać w delegacje tych pracownic.

Ważne
Wyrażona przez pracownicę w ciąży zgoda na odbycie delegacji nie jest jednoznaczna ze zwolnieniem pracodawcy z zakazu zatrudniania pracownicy w ciąży w godzinach nadliczbowych. Kodeks pracy stwarza bezwzględny zakaz zatrudniania pracownicy w ciąży w godzinach nadliczbowych, który to zakaz nie może być uchylony nawet przez wyrażenie zgody pracownicy na taką pracę.

Pracodawca nie może narzucić wyjazdu służbowego osobie zatrudnionej, która opiekuje się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia. Osoba ta może oczywiście jeździć w delegacje, lecz musimy uzyskać od niej zgodę. Pracownica (lub pracownik) opiekująca się dzieckiem do lat 4 musi złożyć oświadczenie o zamiarze korzystania, lub nie, z uprawnienia do odmowy udania się w delegację, które podlega włączeniu do akt osobowych tej osoby (w części B). Pamiętajmy, że taka ogólna zgoda w każdej chwili może zostać odwołana. Pobranie oświadczenia ma ułatwić wyjazdy służbowe (brak konieczności każdorazowego uzyskiwania zgody na wyjazd). Zgoda taka nie może jednak ograniczać swobodnej możliwości skorzystania z uprawnienia do odmowy wyjazdu (np. pracownica godząc się ogólnie na wyjazdy służbowe odmawia wyjazdu w jedną, konkretną delegację ze względu na brak możliwości zapewnienia opieki nad dzieckiem).

Zgodnie z 1891 KP, w sytuacji, gdy oboje rodzice dziecka do lat 4 pozostają w zatrudnieniu, z uprawnienia - m.in. do skorzystania z możliwości odmowy udania się w podróż służbową -może skorzystać tylko jedno z nich. Od obojga rodziców pobiera się oświadczenie o zamiarze, lub braku zamiaru, korzystania z tego uprawnienia. W oświadczeniu tym powinno zostać zaznaczone, czy drugi z rodziców (opiekunów) dziecka będzie wykorzystywał w omawianym zakresie możliwości jakie dają mu przepisy.

Ograniczenia zlecenia wyjazdu mogą wynikać również z art. 8 KP. Zgodnie z tym przepisem nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Takie działanie lub zaniechanie uprawnionego nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony.

Pojęcie "zasady współżycia społecznego" należy do klauzul generalnych, czyli jest zwrotem niedookreślonym, który odsyła do pozaprawnych reguł oraz ocen pozaprawnych w ocenie danej sytuacji. Należy tutaj brać pod uwagę normy moralne, obyczajowe, zwyczaje itp.

Warte podkreślenia jest to, że same zasady współżycia społecznego nie tworzą samoistnie określonego prawa (nie kształtują tego prawa). Służą jedynie jako pewnego rodzaju uzupełnienie tego prawa, często umożliwiając pewną zmianę przewidzianego przepisami sposobu jego wykonywania.

Przykład
Pracownica jest samotną matką wychowującą 11-letnie dziecko o znacznym stopniu niepełnosprawności, wymagające całodobowej opieki. Na czas świadczenia pracy przez pracownicę opiekę zapewnia dzienny ośrodek opieki. Pracodawca polecił tej pracownicy wyjazd w dwutygodniową delegację.

Za niezgodne z zasadami współżycia społecznego powinno zostać uznane wyciąganie konsekwencji dyscyplinarnych wobec tej pracownicy w razie odmowy wyjazdu. Odmowa ta opierałaby się na obiektywnie szczególnej sytuacji rodzinnej tej osoby.

Na podobnej podstawie ograniczenia wydania polecenia wyjazdu bez zgody pracownika można odnieść do osób niepełnosprawnych. Ustawa z 27.8.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721 ze zm.) nie ustanawia zakazu delegowania pracowników niepełnosprawnych. Brak zakazu delegowania tych pracowników poza stałe miejsce pracy powoduje, że pracodawca generalnie zachowuje swobodę w zakresie wydania pracownikowi niepełnosprawnemu polecenia udania się w podróż służbową.

Niezgodnym z zasadami współżycia społecznego byłoby jednak wydanie polecenia wyjazdu w podróż służbową osobie, która ze względu na swoją niepełnosprawność jest znacznie ograniczona w możliwości samodzielnego przemieszczania się, a narzucony przez pracodawcę środek transportu nie jest dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych. Wyciąganie konsekwencji dyscyplinarnych z odmowy wyjazdu w taką podróż byłoby niedopuszczalne.

Marek Rotkiewicz

Podstawa prawna:
- art. 8, art. 77[5], art. 178, art. 189[1] Kodeks pracy
- art. 60 Kodeks cywilny