Nowy wzorzec wydajności

Wykonywanie pracy powoduje konieczność stawiania czoła wielu wyzwaniom, których wspólny mianownik stanowi koncentracja na: ,,szybciej", ,,lepiej", ,,dokładniej". Realizowanie celów zawodowych wymaga od jednostek wysokiej wydajności, zaangażowania, perfekcyjnego zarządzania czasem, co nie zawsze jest spójne z dbaniem o własne zasoby psychiczne i fizyczne. Konsekwencją takiego stanu jest doświadczanie przez osobę pracującą nadmiernego stresu i wypalenia.

Skąd zatem czerpać energię do realizacji zamierzonych celów, kierowania czy wykonywania codziennych obowiązków z pełnym zaangażowaniem, przy równoczesnym zachowaniu satysfakcjonującej kondycji psychicznej i fizycznej? Odpowiedzi na to pytanie warto poszukać w tak zwanym "nowym wzorcu" wydajności zbudowanym w oparciu o pojęcie energii. Twórcami programu zarządzania energią, którego założenia przytaczam, są: Tony Schwartz - prezes i założyciel Energy Project z siedzibą w Nowym Jorku oraz Jim Loehr.

NOWY WZORZEC WYDAJNOŚCI - ZARZĄDZANIE ENERGIĄ

Schwartz i Loehr postulują zmianę podejścia do wysokiej wydajności. Tradycyjne nastawienie do produktywności opierało się na założeniach związanych z zarządzaniem czasem. Zadaniem ,,człowieka tradycyjnego" było jak najlepsze wykorzystanie dostępnego czasu.

Pracownika można by porównać do maratończyka, którego zadaniem jest nieustanny bieg przez życie zawodowe i prywatne. Maratończyk wstaje o godzinie 5:00 rano. Pochłania namiastkę śniadania, przygotowuje bliskim kanapki, budzi dzieci i już o 5:30 wybiega z domu. O 5:45 zaprowadza dziecko do przedszkola. O 6:00 jest w pracy. I biegnie, biegnie? Bez przerwy, bez tchu, bez czasu na odpoczynek (czas wolny to przecież czas stracony). O 17:00 wybiega z pracy (mógłby trochę wcześniej, ale prawdopodobnie pominięto by go przy rozdziale premii), na trasie biegu ma przedszkole, potem sklep?I dalej biegnie, biegnie? Jak długo może trwać taki wysiłek?

Jak długo organizm maratończyka będzie mu posłuszny? Wreszcie, jak długo będzie w stanie utrzymać najwyższy poziom samodyscypliny? Prawdopodobnie po paru tygodniach (w bardziej optymistycznej wersji: po paru miesiącach) maratończyk będzie biegł mnie wydajnie, zacznie się potykać, popełniać błędy, pojawi się zmęczenie.

Nowy wzorzec wydajności propagowany przez wspomnianych badaczy minimalizuje rolę zarządzania czasem na rzecz zarządzania energią, rozumianą jako zdolność do wykonywania pracy. Im skuteczniej jednostka potrafi zarządzać swoimi zasobami energetycznymi, tym sprawniej wykonuje swoją pracę. Człowiek, w świetle nowego wzorca jest sprinterem - potrafi dokonać maksymalnego wysiłku. Potrafi także odpoczywać - regenerować siły.

Zestawienie wzorca tradycyjnego z wzorcem propagowanym przez badaczy prezentuje poniższa tabela.

Tabela nr 1

Źródło: J. Loehr, T. Schwartz: Potęga pełnego zaangażowania, Wydawnictwo Amber, Łódź 2004 s. 14

Osiągnięcie wysokiej wydajności wymaga przestrzegania czterech kluczowych zasad zarządzania energią.

Zasada 1: Pełne zaangażowanie wymaga czerpania z czterech oddzielnych, ale powiązanych ze sobą źródeł energii: fizycznego, emocjonalnego, umysłowego i duchowego. Zapewnienie sobie optymalnej formy jest możliwe dzięki dbaniu o wszystkie wymienione źródła.

Zasada 2: Poziom energii spada zarówno przez jej nadmierne, jak i zbyt małe zużycie, należy więc na przemian zużywać i odnawiać energię.

W gospodarowaniu energią ważne miejsce zajmuje rozsądek w rozporządzaniu własnymi zasobami. W przypadku kiedy sytuacja wymaga od jednostki pracy na ,,najwyższych obrotach" człowiek jest w stanie w taki właśnie sposób ją wykonywać. Sprinter zajmujący pozycję startową jest skoncentrowany na daniu z siebie wszystkiego. W trakcie biegu wydatkuje ogromną ilość energii. Taki stan rzeczy nie może jednak trwać zbyt długo. Po okresie dużego wysiłku należy zapewnić organizmowi porcję odpoczynku.

Zasada 3: By zwiększyć wydajność, musimy przekraczać własne normy, trenując tak samo systematycznie, jak wyczynowi sportowcy.

Już Nietzsche twierdził, że "wszystko, co nas nie zabije, uczyni nas silniejszymi". Przekraczanie własnych doskonale obrazuje przykład sportowca, który by wzmocnić mięsień, forsuje go ponad normę. Skutkiem takiego działania są mikroskopijne pęknięcia we włókach mięśniowych - funkcjonalna sprawność mięśnia pod koniec treningu wzrasta. Po odpowiednim okresie regeneracji, (24-48 godzin) przy wystawieniu mięśnia na kolejny bodziec - mięsień będzie silniejszy.

Zasada 4: Pozytywne rytuały - ściśle określone zachowania, pozwalające zarządzać energią - są kluczem do pełnego zaangażowania i trwałej, wysokiej wydajności.

Schwartz twierdzi, że ludzie są więźniami własnych nawyków, które są wykonywane automatycznie, rutynowo. Zachowania powtarzane ze względu na przekonanie o ich wartości to rytuały. Jeśli osoba zdrowo się odżywia, to prawdopodobnie dzieje się tak dlatego, że wytworzyła nawyk kupowania zdrowej żywności. Jeśli ma dobrą kondycję, to prawdopodobnie przyczyną takiego stanu jest wytworzenie rytuału ćwiczeń fizycznych. Rytuały nie wymagają wysiłku - są wpisane w funkcjonowanie jednostki.

Model zarządzania energią wymaga poznania czterech źródeł energii: fizycznego, emocjonalnego, umysłowego i duchowego.

ENERGIA FIZYCZNA

Energia fizyczna stanowi jedno z najważniejszych źródeł warunkujących efektywne funkcjonowanie człowieka. Rezerwy energetyczne ciała zależą od sposobu odżywiania się, oddychania, ilości snu i wypoczynku oraz sprawności fizycznej. Aby utrzymać optymalny poziom energii należy przestrzegać poniższych zasad:

- Jeść 5-6 niskokalorycznych, wysokoodżywczych posiłków dziennie. Dzięki temu organizm ma zapewnione stałe zaopatrzenie w glukozę i niezbędne składniki odżywcze.

- Wypijać 1,8 l wody dziennie. W skrajnych przypadkach niedostarczenie organizmowi wystarczającej ilości płynów może spowodować odwodnienie, które prowadzi do utraty siły, osłabienia odporności organizmu, utraty świadomości, uszkodzenia organów wewnętrznych, a nawet śmierci.

- Spać przez 7-8 godzin w ciągu nocy. Niedostateczna ilość snu powoduje obniżenie sprawności psychofizycznej, co może być niebezpieczne - szczególnie w przypadku osób wykonujących pracę, od której zależy ludzkie życie.

- Robić przerwy regeneracyjne co 90-120 minut.

- Wykorzystywać oddychanie jako narzędzie samoregulacji.

ENERGIA EMOCJONALNA

Energia emocjonalna ma swoje źródło w przeżywanych przez człowieka emocjach oraz umiejętności kontrolowania ich. Emocje obrazują przeżywanie stosunku do otoczenia i siebie samego. Im więcej emocji pozytywnych, tym wyższy poziom energii. Kluczowe cechy napędzające pozytywną energią emocjonalną to: pewność siebie, samokontrola, umiejętności interpersonalne i empatia. By osiągać najlepsze wyniki, należy wyzwolić w sobie przyjemne, pozytywne emocje: zadowolenie, zapał, radość życia.

- Negatywne emocje służą przetrwaniu, ale dużo kosztują i są bezużyteczne energetycznie w kontekście wydajności.

- Umiejętność wyzwolenia pozytywnych emocji w okresach intensywnego stresu jest fundamentem efektywnego działania.

- Każda działalność, która przynosi radość, poczucie spełnienia i zadowolenia z siebie, jest źródłem emocjonalnej odnowy i regeneracji.

ENERGIA UMYSŁOWA

Energia umysłowa wiąże się z poznawczym funkcjonowaniem człowieka, odzwierciedla poziom zaangażowania w wykonywanie zadań. Pożądany stan energii umysłowej to realny optymizm przejawiający się w postrzeganiu i interpretowaniu rzeczywistości. Zgodnie z nim wydarzenia niekorzystne traktuje się jako przejściowe; wydarzenia korzystne - jako trwałe, oparte na solidnych podstawach. Jeżeli sprinter przekroczy linię mety jako drugi - ogranicza swoje niepowodzenie do ,,tu i teraz", nie generalizuje. Jeżeli odniesie sukces ma świadomość, że to efekt jest pracy a nie kwestia przypadku. Energia umysłowa obejmuje także sposób postrzegania trudności. Samo spojrzenie na trudność jako wyzwanie ma w sobie czynnik motywujący. Słowo "wyzwanie" zawiera w sobie pozytywną energię niezbędną do podjęcia kroków; to coś, czemu osoba może sprostać, opierając się albo na własnych doświadczeniach z przeszłości, albo poszukując wsparcia u innych.

- W utrzymywaniu wysokiego poziomu energii umysłowej pomaga: mentalne przygotowanie, wizualizacja, pozytywna autosugestia, właściwe zarządzanie czasem i kreatywność.

- Ćwiczenia fizyczne stymulują wydolność umysłową.

- Maksymalna wydolność umysłowa zależy od równowagi między zużywaniem i regenerowaniem energii umysłowej.

- Stała aktywność umysłowa chroni mózg przed spadkiem jego sprawności, związanym z wiekiem.

ENERGIA DUCHOWA

Energia duchowa ma swoje źródło w uznawanym i przestrzeganym systemie wartości. Postępowanie zgodnie ze swoimi przekonaniami ma sens, utwierdza osobę o słuszności swoich działań, stanowi źródło satysfakcji.

- Energia duchowa zapewnia siłę do działania we wszystkich obszarach życia. Podsyca pasję, wytrwałość i poświęcenie.

- Charakter - odwaga i determinacja, by żyć według własnych przekonań - jest podstawowym źródłem energii duchowej.

- Energia duchowa podtrzymywana jest dzięki równowadze między poświęceniem dla innych, a właściwie pojętą troską o samego siebie.

PODSUMOWANIE

Osiągnięcie wysokiej wydajności jest możliwe dzięki odpowiedniej pielęgnacji każdego z czterech wymienionych źródeł energii. Punktem wyjścia do zarządzania energią jest dokonanie bilansu własnych zasobów, rozpoznanie braków oraz podjęcie konkretnych działań w obrębie poszczególnych obszarów energetycznych.

Koncentracja na wymienionych działaniach przynosi mierzalne efekty: wzrost wydajności, lepsze samopoczucie, a co za tym idzie - satysfakcję z funkcjonowania na płaszczyźnie zawodowej i prywatnej.

Maratończyk czy sprinter? Wybór należy do nas.

Edyta Janus

psycholog, socjolog

Literatura:

T. Schwartz: Zarządzaj swoją energią, a nie czasem [w:] Harvard Business Review, Wydanie Specjalne 12 (58)