Komu opłaca się urlop bezpłatny?

Na podstawie art. 174 § 1 Kodeksu pracy na pisemny wniosek pracownika pracodawca może mu udzielić urlopu bezpłatnego. W czasie urlopu bezpłatnego podstawowe obowiązki pracownika i pracodawcy nie są wykonywane - pracownik nie świadczy pracy, a pracodawca nie wypłaca mu wynagrodzenia. A zatem skorzystanie z urlopu bezpłatnego będzie skutkować swoistym zawieszeniem stosunku pracy.

Udzielenie bezpłatnego urlopu wywiera różne skutki w zakresie uprawnień pracowniczych, nie tylko w zakresie wypłaty wynagrodzenia. Jak wynika z § 2 art. 174 K.p., czas przebywania na urlopie bezpłatnym nie podlega doliczeniu do okresu, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Ponadto art. 174¹ § 1 K.p. przewiduje szczególny rodzaj urlopu bezpłatnego, który jest udzielany z inicjatywy pracodawcy, za zgodą pracownika, w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w porozumieniu zawartym przez pracodawców. W tym wypadku okres urlopu wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy.

Długość urlopu bezpłatnego

Niezależnie od jego rodzaju, przepisy nie określają długości urlopu bezpłatnego. Jednak jeśli urlop, o którym mowa w art. 174 K.p., trwa dłużej niż 3 miesiące, strony mogą ustalić dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu, pod warunkiem zaistnienia ważnych przyczyn uzasadniających takie działanie.

Ponieważ podstawą udzielenia urlopu jest pisemny wniosek pracownika, pracodawca nie może, odmiennie niż w przypadku płatnego urlopu wypoczynkowego, udzielić pracownikowi takiego urlopu bez jego wniosku. Tym samym pracodawca nie ma żadnych prawnych instrumentów umożliwiających mu zmuszenie pracownika do skorzystania z urlopu bezpłatnego. Udzielając pracownikowi urlopu, pracodawca powinien ponadto poinformować go o skutkach tego rodzaju urlopu zarówno w sferze uprawnień i obowiązków pracowniczych, jak i w zakresie ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego.

Ubezpieczenia społeczne w czasie bezpłatnego urlopu

Okres przebywania na urlopie bezpłatnym jest okresem przerwy w podleganiu ubezpieczeniom społecznym. Zgodnie bowiem z art. 13 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, obowiązek podlegania ubezpieczeniom społecznym (emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu i wypadkowemu) obejmuje pracowników od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia ustania tego stosunku. Urlop bezpłatny, skutkujący zawieszeniem stosunku pracy, wyłącza zatem obowiązek podlegania ubezpieczeniom społecznym, i to niezależnie od jego długości.

Pomimo że pracodawca w czasie bezpłatnego urlopu pracownika nie ma obowiązku opłacania składek na ubezpieczenie społeczne, ustawa wymaga od niego przekazania do ZUS informacji o przerwie w podleganiu ubezpieczeniom społecznym przez pracownika oraz składania, w czasie trwania całego urlopu, comiesięcznych imiennych raportów ZUS RSA (z kodem przerwy 111). Okres wskazany w raporcie nie może wykraczać poza miesięczny okres, za który raport jest składany. Pomyłka w tym zakresie skutkować będzie koniecznością korekty deklaracji ZUS.

Jeżeli urlop bezpłatny zostanie udzielony w trakcie miesiąca lub w trakcie miesiąca nastąpi powrót z takiego urlopu, zamiast raportu ZUS RSA pracodawca powinien złożyć raport ZUS RCA ze wskazaniem podstaw do naliczenia składek oraz składek naliczonych od wynagrodzenia wypłaconego za okres, w którym pracownik nie przebywał na urlopie bezpłatnym.

W celu zachowania ciągłości stażu emerytalnego oraz uprawnień rentowych pracownik może natomiast kontynuować podleganie ubezpieczeniom społecznym, dobrowolnie przystępując do nich po ustaniu ustawowego obowiązku ubezpieczeniowego. W takim przypadku pracownik, po udzieleniu urlopu bezpłatnego, musi złożyć do ZUS wniosek o objęcie ubezpieczeniem emerytalnym i rentowym (formularz ZUS ZUA), a następnie samodzielnie opłacać składki. Do dnia 1.09.2009 r. zgłoszenie musiało nastąpić w terminie 30 dni od dnia ustania tytułu ubezpieczenia; obecnie w związku ze zmianą przepisów pracownik może przystąpić do ubezpieczenia w dowolnym terminie.

Ponadto otrzymanie od pracodawcy, który udzielił pracownikowi urlopu bezpłatnego, jakiegokolwiek świadczenia w czasie trwania urlopu (np. w postaci premii, zaległego wynagrodzenia, ekwiwalentu lub innego świadczenia z tytułu umowy o pracę), spowoduje po stronie pracodawcy, dokonującego wypłaty, obowiązek odprowadzenia od wypłaconej kwoty składki na ubezpieczenie społeczne, mimo trwającej przerwy w ubezpieczeniu.

Urlop bezpłatny a praca u innego pracodawcy

W związku z tym, że pracownik ma prawo wykorzystywać urlop bezpłatny w dowolny sposób, w tym również na wykonywanie pracy na rzecz innego pracodawcy, może w takim podlegać ubezpieczeniom społecznym na podstawie dodatkowego tytułu ubezpieczeniowego, jakim jest zawarcie z innym pracodawcą umowy o pracę lub umowy zlecenia. Tytułem do ubezpieczenia społecznego (również do ubezpieczenia zdrowotnego) nie będzie natomiast zawarcie przez pracownika umowy o dzieło. Obowiązek ubezpieczeniowy powstanie ponadto w razie prowadzenia przez w okresie urlopu bezpłatnego działalności gospodarczej.

Ubezpieczenie zdrowotne a urlop bezpłatny

Okres urlopu bezpłatnego stanowi także przerwę w podleganiu ubezpieczeniu zdrowotnemu. Tak jak w przypadku składek na ubezpieczenie społeczne, również w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego pracodawca nie będzie miał zatem obowiązku odprowadzania składki za pracownika przebywającego na urlopie bezpłatnym.

Inaczej jednak niż w przypadku ubezpieczeń społecznych, prawo pracownika do świadczeń z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego wygaśnie dopiero po upływie 30 dni od dnia określonego we wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego jako dzień jego rozpoczęcia. A zatem jeszcze w tym czasie pracownik będzie mógł korzystać ze świadczeń zdrowotnych bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Po upływie tego okresu, w przypadku niezdolności do pracy, pracownikowi przebywającemu na urlopie bezpłatnym nie będzie już przysługiwało prawo do zasiłku chorobowego z tytułu umowy o pracę. Prawo to przysługiwać może natomiast za okres niezdolności do pracy przypadający już po bezpłatnym urlopie.

Urlop bezpłatny a choroba

Choroba przypadająca w czasie urlopu bezpłatnego, odmiennie niż w przypadku urlopu wypoczynkowego, nie będzie miała na niego wpływu i nie przerwie jego biegu, a za okres niezdolności do pracy pracownikowi nie będą przysługiwały świadczenia z ubezpieczenia chorobowego. Ponieważ choroba nie przerywa biegu urlopu bezpłatnego, pracodawca nie ma również obowiązku udzielenia pracownikowi w późniejszym terminie urlopu bezpłatnego niewykorzystanego ze względu na chorobę.

W celu dalszego korzystania ze świadczeń zdrowotnych pracownik przebywający na urlopie bezpłatnym może dobrowolnie przystąpić do ubezpieczenia zdrowotnego na podstawie pisemnego wniosku złożonego do NFZ, o ile ma miejsce zamieszkania na terytorium Polski (art. 68 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych dobrowolnie), co wiąże się z obowiązkiem samodzielnego opłacania składek. Może też zostać zgłoszony do ubezpieczenia jako członek rodziny (art. 67 ust. 3 w związku z art. 3 ust. 1 pkt 5 i 6 przywołanej wyżej ustawy).

Ewa Sapkowska-Fijas, aplikant radcowski, IURICO Kancelaria Prawna

Podstawna prawna:

1. Ustawa z dn. 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - tekst jedn. Dz.U. z 2005 r. Nr 31, poz. 267, z późn. zm.
2. Ustawa z dn. 26.06.1974 r. Kodeks pracy - tekst jedn. Dz.U. 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.
3. Ustawa z dn. 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - tekst. jedn. Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027.

Czytaj również:

Zrób sobie przerwę od pracy - weź sabbatical!

Najlepszy sposób na wypalenie zawodowe

Przerwy w pracy - jak często i jak długo?