Harmonogram obowiązkowy dla pracownika?
Harmonogramy czasu pracy, zwane też grafikami, choć bardzo przydatne i rozpowszechnione w praktyce kadrowej, nie zostały kompleksowo uregulowane w prawie pracy. Dla dużej części pracowników podlegającym ogólnym przepisom prawa pracy, tematyka harmonogramów nie została w ogóle unormowana. Natomiast w niektórych przypadkach ustawy odrębne wprost określają dla kogo i na jak długo należy tworzyć grafiki czasu pracy.
W Kodeksie pracy bez grafiku
Harmonogramy czasu pracy, będące rozkładem pracy dla danego pracownika w poszczególnych okresach rozliczeniowych, w dużej mierze nie są w ogóle uregulowane prawnie. Zdecydowana większość pracowników podlegających ogólnym regulacjom Kodeksu pracy nie musi pracować zgodnie z ustalonym przez pracodawcę grafikiem, choć nie ma też przeszkód do jego wprowadzenia i stosowania. Kodeks pracy milczy na temat harmonogramów czasu pracy nie tylko w zakresie rozwiązań szczegółowych, ale także co do samego obowiązku posiadania takiego dokumentu z zakresu czasu pracy.
Pracodawca nie znajdzie więc w Kodeksie odpowiedzi na to, czy np. pracownikom zatrudnionym w tzw. systemie podstawowym należy bądź można ułożyć harmonogram czasu pracy lub na jakie okresy powinien on być ustalany. Przy podejmowaniu decyzji w sprawie tworzenia harmonogramów dla danego pracownika lub pracowników, pracodawca musi się więc kierować tylko swoją oceną co do zasadności stosowania takiego narzędzia organizacji czasu pracy.
W niektórych systemach czasu pracy, głównie w równoważnym, grafiki są bardzo rozpowszechnione. Ich stosowanie jest w praktyce konieczne, ustalanie przedłużonych dniówek roboczych i bilansujących ich dni wolnych musi się bowiem odbywać według określonego planu. Choć nie wynika to z Kodeksu pracy, przyjmuje się, że harmonogram pracownika "kodeksowego" powinien obejmować cały okres rozliczeniowy.
Medycy z harmonogramem
Niektórzy pracodawcy nie muszą zastanawiać się nad zasadnością wprowadzenia pracowniczych grafików. Decyzje za nich w tym zakresie podejmują obejmujące ich przepisy odrębne, np. ustawa o działalności leczniczej (Dz. U. z 2011 r. nr 112, poz. 654 ze zm.). Wprowadza ona obowiązek stosowania harmonogramów czasu pracy w odniesieniu do tych pracowników podmiotów leczniczych (m.in. publicznych i niepublicznych zakładów opieki zdrowotnej), którzy swoją pracę wykonują w systemie równoważnym. Ustawa konkretyzuje też, jaki czas ma obejmować taki harmonogram. Jego granice czasowe, zgodnie z art. 94 ust. 3 ustawy o działalności leczniczej, wyznacza dany okres rozliczeniowy (od miesiąca do czterech miesięcy). Nie ma możliwości ustalenia grafiku na krótsze okresy, np. dwutygodniowe. Treść harmonogramu dla pracowników podmiotów leczniczych nie odbiega znacznie od układu typowego grafiku i zawiera dane o dniach i godzinach pracy poszczególnych pracowników oraz dniach wolnych od pracy.
Zadania przewozowe zgodnie z planem
Kierowcy to grupa zawodowa, dla której grafiki są ważnym elementem organizacji czasu pracy. Nie oznacza to bezwzględnego obowiązku ich tworzenia w odniesieniu do wszystkich grup kierowców.
Grafik pracy kierowcy ustalany jest w odniesieniu do tygodni w rozumieniu kalendarzowym, tj. od poniedziałku do niedzieli.
Od 1 stycznia 2012 r. nie ma takiego wymogu w przypadku kierowców wykonujących przewóz rzeczy lub okazjonalny przewóz osób. Grafiki są natomiast obligatoryjne dla kierowców wykonujących przewozy regularne osób na trasach do i powyżej 50 km. W zależności od długości wykonywanych przewozów grafiki obejmują różny okres - miesiąc w przypadku przewozów regularnych osób do 50 km i dwa tygodnie, jeżeli przewozy wykraczają poza teren 50 km. W tym ostatnim przypadku dwutygodniowe grafiki są wymagane dla kierowców pracujących w systemie równoważnym, podstawowym lub przerywanym. Jeżeli stosowany jest system mieszany, wówczas, niezależnie od rodzaju przewozu, harmonogram układany jest na okres miesiąca (art. 19 ustawy o czasie pracy kierowców - Dz. U. z 2004 r. nr 92, poz. 879 ze zm.).
Jeżeli ten sam kierowca pracuje przy regularnych przewozach osób zarówno do 50 km, jak i powyżej 50 km, wówczas jego grafik czasu pracy musi obejmować miesiąc. Miesięczny grafik czasu pracy dla kierowców wykonujących regularne przewozy osób do 50 km musi wskazywać imię i nazwisko kierowcy, miejsce bazy pojazdu, dane dotyczące okresu prowadzenia pojazdu, przerw w jeździe, pozostawania kierowcy w dyspozycji pracodawcy, wykonywania przez niego innej pracy oraz dni wolnych od pracy.
Co istotne, harmonogram dla tej grupy kierowców musi być podpisany przez pracodawcę lub inny podmiot, na rzecz którego wykonuje on przewozy.
Praca w instytucjach kultury z grafikiem
Następną grupą zawodową, która wykonuje pracę w rytmie ustalonym w harmonogramie, są pracownicy instytucji kultury. Należą do nich m.in. pracownicy teatru, opery, filharmonii, kina, muzeum, bibliotek czy domów kultury.
Rozkłady czasu pracy takich pracowników są ustalane na okresy nie krótsze niż 2 tygodnie. Nie ma jednak przeszkód, aby ustalić je na okresy dłuższe, w tym pokrywające się z danym okresem rozliczeniowym. Należy nadmienić, że w instytucjach kultury może być stosowany aż 12-miesięczny okres rozliczeniowy, choć uwarunkowane jest to wystąpieniem uzasadnionych przyczyn dotyczących organizacji czasu pracy oraz przestrzeganiem wymogu zachowania przez pracodawcę odpowiednich warunków bhp (art. 26b ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej - Dz. U. z 2012 r. poz. 406). Teoretycznie harmonogram pracownika zatrudnionego w instytucji kultury może więc obejmować nawet 12 miesięcy, choć ułożenie krótszych grafików (w ramach rocznego okresu rozliczeniowego może ich być nawet 24) jest z pewnością łatwiejsze.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)
autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 86 (918) z dnia 2012-10-25