Ewidencja godzin pracy dla zleceniobiorcy

Z dniem 1 stycznia 2017 r. weszły w życie znowelizowane przepisy ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Przewidują one obowiązek zapewnienia zleceniobiorcy oraz osobie świadczącej pracę na podstawie umowy o świadczenie usług (dalej zwanych zleceniobiorcami) minimalnej stawki za godzinę pracy w ramach tych umów. W 2017 r. godzinowa stawka minimalna dla zleceniobiorcy wynosi 13 zł. Konsekwencją wprowadzenia stawki minimalnej przy umowie zlecenia jest konieczność posiadania wiedzy o ilości godzin pracy na podstawie tej umowy. Nie wystarczy już zapis określający wysokość wynagrodzenia dla zleceniobiorcy.

Kwota wynagrodzenia na umowie może bowiem nie odpowiadać faktycznemu wynagrodzeniu, jakie należy się zleceniobiorcy z uwagi na liczbę godzin pracy w danym okresie. Dlatego, zgodnie z art. 8b ust. 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, strony umowy zlecenia lub o świadczenie usług powinny określić w tej umowie sposób potwierdzania liczby godzin pracy na podstawie tych umów. Nowe przepisy nie precyzują, jaką formę należy zastosować do potwierdzania liczby godzin pracy na zleceniu. Kwestię tę pozostawiono do swobodnego uznania stron.

Przykładowo, strony mogą w umowie ustalić, że zleceniobiorca w każdym miesiącu składa oświadczenie o ilości przepracowanych godzin w tym miesiącu. Dodatkowo mogą określić formę tego oświadczenia, np. zawężając ją tylko do tradycyjnej formy pisemnej lub dopuszczając także drogę elektroniczną bądź formę dokumentową. Można też np. wprowadzić obowiązek dołączenia do oświadczenia zestawienia godzin pracy zleceniobiorcy w danym okresie, choć nie jest to ustawowo wymagane.

Omawiany przepis wprost przewiduje obowiązek wprowadzenia do umowy zlecenia zapisu określającego sposób potwierdzania liczby godzin pracy na podstawie tej umowy. W razie braku takiego zapisu od zleceniobiorcy wymagana jest informacja o liczbie godzin pracy na zleceniu, przedkładana co najmniej raz w miesiącu, w terminie poprzedzającym dzień wypłaty za ten miesiąc. Wspomniana informacja może być przekazywana w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej. W praktyce oznacza to, że zleceniobiorca dla celów przedstawienia rzetelnej i wiarygodnej informacji o liczbie przepracowanych godzin powinien prowadzić ich ewidencję. Będzie to konieczne również wtedy, gdy strony określą w umowie sposób potwierdzenia liczby godzin pracy na zleceniu. W celu dokonania takiego potwierdzenia zleceniobiorca musi bowiem dysponować wiedzą o liczbie faktycznie przepracowanych godzin, co w większości przypadków będzie wymagało ich ewidencjonowania. Jeżeli zlecenie przyjęło kilka osób, potwierdzanie liczby godzin pracy następuje odrębnie w stosunku do każdej z nich.

Ewidencja godzin pracy na zleceniu i dokumenty określające sposób potwierdzania ilości tych godzin (w tym umowa zlecenia) muszą być przechowywane przez 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie, którego dotyczy dany dokument, stało się wymagalne.

Nowe przepisy nie określają formy, w jakiej ma nastąpić potwierdzanie liczby godzin pracy na zleceniu. Generalnie sposób przekazywania zleceniodawcy informacji na ten temat zależy od ustaleń stron, a jeżeli nie określiły tego w umowie, od uznania zleceniobiorcy. Zestawienie godzin pracy na zleceniu może więc wyglądać różnie, teoretycznie dopuszczalne jest również nieprowadzenie omawianej ewidencji - w przypadku, gdy np. strony określiły w umowie, że zleceniobiorca ma przedkładać tylko oświadczenie o ilości przepracowanych godzin. Dla celów dowodowych warto jednak prowadzić ewidencję w każdej sytuacji, chociażby po to, aby w razie potrzeby potwierdzić wiarygodność podanej w oświadczeniu liczby godzin pracy na zleceniu.W praktyce wspomniana ewidencja może się ograniczać do wskazania liczby godzin pracy w odniesieniu do danego miesiąca, może też być bardziej szczegółowa.

Przykładowo, w ewidencji za dany miesiąc można wskazywać liczbę godzin pracy w każdym dniu tego miesiąca (pozostawiając puste pola przy dniach, w których nie była wykonywana praca), a na koniec podać łączną sumę godzin. Taka ewidencja za dany miesiąc może być podpisana przez zleceniobiorcę - podpis może dotyczyć całej ewidencji lub też każdego dnia z osobna.Należy zasygnalizować, że ewidencja zleceniobiorcy (lub oświadczenie o liczbie przepracowanych godzin) nie powinna być zbyt szczegółowa.

Błędem może okazać się wzorowanie na ewidencji czasu pracy typowej dla pracowników etatowych. Przykładowo, ewidencja godzin pracy na zleceniu opracowana w formie klasycznej listy obecności - w której zaznacza się nie tylko liczbę godzin pracy w danym dniu, ale także przedział godzin, w których była wykonywana oraz charakter nieobecności - może nasuwać skojarzenia ze stosunkiem pracy. W przypadku zleceniobiorców lepiej więc pozostać przy prostym wskazaniu liczby godzin pracy w danym miesiącu, ewentualnie liczby przepracowanych godzin w miesiącu rozbitym na poszczególne dni. Nie ma potrzeby "opisywania" faktu niewykonywania pracy w ramach umowy zlecenia w danym dniu, poprzez wskazywanie przyczyny nieobecności.

Wystarczy pominąć ten dzień lub w ewidencji wskazać tylko te dni miesiąca, w których była świadczona praca. Można też poprzestać na najbardziej ogólnej formie ewidencji w postaci wskazania zbiorczej liczby godzin pracy w danym miesiącu.Podstawa prawna Ustawa z dnia 10.10.2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2015 r. poz. 2008 ze zm.)

autor: Agata Barczewska Gazeta Podatkowa nr 5 (1359) z dnia 2017-01-16 GOFIN podpowiada