Ej, ty praco, twarda praco...

Czy istnieje uniwersalny klucz ocen, który sprawdzi się zarówno w firmie budowlanej, jak i kancelarii adwokackiej? Jeśli nie ma takiego wszechstronnego rozwiązania - jaki system ocen daje najlepsze efekty?

Aby system ocen był dobry

Ocena pracownicza musi wywiązywać się ze swojej roli i dlatego musi spełniać kilka podstawowych wymogów:

• Musi być dopasowana do firmy, w której ma zostać przeprowadzona: ile zagadnień ma podlegać ocenie, czy ważniejsze w ocenie będą kryteria "miękkie" (np. umiejętności interpersonalne), czy też przełożony będzie kładł nacisk na "twarde" dane (np. czy sprzedaż osiągnęła zakładaną wysokość), jaka będzie skala oceny; kto w firmie podlega ocenie; jak często będą one przeprowadzane, w jakim terminie są przeprowadzane;

• Wszystkie strony uczestniczące w ocenie pracowniczej powinny rozumieć jej procedurę, kryteria oceny i skalę (co paradoksalnie nie jest bardzo częstą sytuacją);

• Muszą być zapewnione warunki, aby ocena była stosowana konsekwentnie i sprawiedliwie (te same reguły wobec wszystkich);

• Ocena pracownicza powinna być stale doskonalona, poprawiana, ulepszana, aby coraz lepiej pasować do zmieniających się potrzeb firmy;

• Na koniec najważniejsze, aby przeprowadzenie oceny pracowniczej pociągało ze sobą konkretne konsekwencje (choć nie musi być to jednoznaczne z awansem czy podwyżką).

Warto, aby ocena pracownicza szła w parze z rozwojem osobistym - produktywna rozmowa z przełożonym nie powinna być jedynie pustym biurokratycznym obowiązkiem.

Ocena pracownika - okiem podwładnego, przełożonego, organizacji

Pracownik, co naturalne, będzie oczekiwał jak najlepszej opinii o sobie i przy samoocenie jest zwykle subiektywny. Przełożony musi odłożyć na bok sympatie, bądź antypatie wobec poszczególnych członków zespołu i oceniać każdego według jego rzeczywistych zasług. Co najważniejsze, nie może zapomnieć o tym, że z ocen muszą wynikać konkretne wnioski dotyczące poprawy efektywności pracowników.

Ocena pracownicza dla organizacji powinna być wiarygodnym i rzetelnym źródłem informacji potrzebnych do decyzji kadrowych, chociażby takich, które spowodują, że najlepszym będzie pracowało się jeszcze lepiej, a najsłabsi pracownicy przynajmniej będą znali plany firmy co do ich dalszej kariery...

Podstawowe formy oceny pracowniczej

Ocena pracownicza to nie tylko coroczny bądź wypełniany co kwartał arkusz ocen. Ważnym sposobem oceniania pracowników jest także bieżąca ocena w kontaktach podwładny-przełożony. Każdego dnia, przy okazji każdego zadania można informować, co robi dobrze i co powinien poprawić. Wówczas zarówno pracownicy, jak i cała firma będzie stale się rozwijać. Ocena bieżąca połączona z coachingiem pracowniczym to niezawodny sposób na lepszą efektywność.

W doskonałej sytuacji są tu małe i średnie firmy - z uwagi na liczbę pracowników i bliskość w relacji "szef-pracownik", obserwuje się szczególnie duże możliwości pełnego korzystania z bieżącej oceny. Dobrym przykładem może być rozmowa trenera z właścicielem małego przedsiębiorstwa: Wiem, że masz mało czasu i pracujesz na kilku stanowiskach - dyrektora finansowego, handlowca, prezesa i... sprzątaczki, ale pamiętaj, że każda godzina, jaką inwestujesz w coaching dobrego pracownika to Twoje trzy godziny odpoczynku za kilka miesięcy i pewnie trzy dni urlopu za parę lat.

Jeśli ocena wykazuje 120 proc. normy

Wyniki oceny pracowniczej powinny mieć układ bliski krzywej Gaussa. "Bliski" nie znaczy identyczny. Każdej firmie zależy, aby wystrzegać się nieefektywnych pracowników. Pracownicy bliscy "normy" są gwarancją stabilności, dają podstawę do planowania rozwoju. Ocena pracownicza, która wskazuje na bardzo wysoką wydajność podwładnego, wcale nie musi oznaczać czegoś dobrego.

Oceny pracownicze często przeprowadzane są przez menedżerów grupy. Ci zaś mogą popełnić grzech zbytniej przychylności - aby uwypuklić osiągnięcia swojego zespołu mogą przejaskrawiać dokonania poszczególnych podwładnych. Dobra ocena powinna być rzetelna i poparta faktami. Tylko wówczas będzie dawać konkretne wnioski, dzięki czemu będzie można ustalić plan działania.

Jak zaprojektować i zbudować system ocen dla swojej firmy

Projekt każdego systemu ocen wymaga dokładnej analizy otoczenia biznesowego w jakimi dana firma działa. Przede wszystkim system ocen musi być spójny z opisami stanowisk, podejściem do rekrutacji, pomysłem na system motywacyjny, połączony ze strategią szkoleń.

Najpopularniejsze są obecnie systemy kompetencyjne. Starannie przygotowana lista kompetencji wraz z definicjami jest w nich podstawą oceny pracownika. System ocen oparty na kompetencjach jest zwykle czasochłonny w przygotowaniu, ale za to zabiera mniej czasu i pracy przy samym ocenianiu. Przełożony lub podwładny zwykle oceniają poziom kompetencji przy pomocy skali ocen, opierając się na definicjach oraz wskaźnikach behawioralnych, czyli na konkretnych przykładach uzasadniających ocenę.

Drugi - popularny i skuteczny system oceniania - to system oparty o cele. W tym przypadku przygotowanie systemu zabierze mniej czasu, ale za to ocena przy pomocy takiego systemu jest czasochłonna. Niemniej, ocena oparta o cele to elastyczność, możliwość dokładnej analizy danych jakościowych, świetna pomoc do rozmowy oceniającej podczas coachingu.

Ile polskich firm dokonuje okresowych ocen pracowniczych? W zasadzie w każdym przedsiębiorstwie funkcjonuje coś na kształt oceny pracowniczej, jednak zazwyczaj nie mają usystematyzowanej formy oraz są przeprowadzane od przypadku do przypadku. Szkoda, że te tak ważne narzędzie weryfikacji kompetencji i rozwoju pracownika, które de facto bardzo dużo mówi o potencjale danej firmy, jest tak rzadko regularnie używane.

Katarzyna Jędruszczak, autorka jest ekspertem BERNDSON w dziedzinie Rozwijania Talentów, trenerem otwartym na dialog i przykładającym dużą wagę do właściwych relacji pomiędzy pracownikami a ich przełożonymi

Czytaj również:

To szef powinien odstresować

Jak skutecznie motywować pracownika?

Jak być szczęśliwym w kiepskiej pracy

Przerwy w pracy - jak często i jak długo?